Hace tiempo que la gestión del talento humano dejó de ser una tarea meramente administrativa para convertirse en uno de los pilares estratégicos de las empresas. Zoho People es una potente herramienta para centralizar, automatizar y optimizar todos los procesos relacionados con el personal, permitiendo que los equipos de RRHH se enfoquen en lo que realmente importa: las personas y su bienestar en el trabajo.
¿Qué es Zoho People?
Zoho People es un software de gestión de recursos humanos en la nube que, a diferencia de otras herramientas tradicionales, opera bajo un sistema unificado que gestiona las fases que atraviesa el empleado en la empresa, garantizando que la información fluya sin errores y de forma segura.
¿Para qué sirve Zoho People?
El objetivo principal de Zoho People es facilitar la gestión de los empleados al equipo de RRHH. Permite administrar la incorporación y las nóminas, gestionar los permisos de vacaciones (u otros tipos de permisos: días libres, enfermedad, etc.), evaluar el desempeño, controlar el horario de trabajo y mejorar la comunicación interna.
¿Por qué tu empresa necesita una aplicación para Recursos Humanos?
La agilidad para gestionar permisos o conocer el clima laboral es lo que diferencia a una empresa eficiente de una estancada. Por eso, gestionar un equipo humano con un sistema integrado y actualizado evita riesgos operativos y legales. Zoho People está diseñado para empresas de todos los tamaños, y permite reducir la carga administrativa hasta en un 50%. Además, mejora la precisión de los datos y asegura el cumplimiento de normativas vigentes.
Funcionalidades clave de Zoho People
Zoho People no es un gestor de bases de datos de empleados; es una suite de herramientas diseñadas para la gestión y la potenciación del talento humano de las empresas.
Cuenta con una interfaz amigable e intuitiva, que no solo facilita enormemente las tareas al departamento de RR. HH, sino que también está presente en el portal del empleado, como veremos más adelante.
Autogestión del empleado en Zoho People
Onboarding y offboarding
Estandariza los procesos de incorporación y salida de empleados para mejorar la experiencia y el control interno.
Módulo Onboarding en Zoho People
Módulo Offboarding en Zoho People
Base de datos centralizada y segura de empleados
Mantén toda la información de tu equipo asegurada en un único lugar, accesible según niveles de permisos y siempre actualizada en tiempo real.
Control de acceso y creación de roles en Zoho People
Gestión de tiempo y asistencia
Controla las entradas, salidas y descansos de forma precisa, ya sea desde la oficina, teletrabajo o delimitando áreas concretas.
Módulo asistencia y fichajes en Zoho People
Informes avanzados
Visualiza gráficas de los datos de tus empleados con filtros totalmente personalizables y exporta informes para presentaciones, estadísticas, etc.
Integración con aplicaciones de Zoho y de terceros
Conecta Zoho People con otras herramientas de Zoho (especialmente Zoho Recruit, Zoho Projects, Zoho Expense o Zoho Sign)y apps de terceros (como Microsoft 365 o Google).
Gestión de ausencias y vacaciones
Automatiza las solicitudes de permisos con flujos de aprobación personalizados, visualizando la disponibilidad del equipo en calendarios compartidos, pudiendo incluso requerir la aprobación manual de los supervisores.
Módulo de Permisos y Vacaciones en Zoho People
Evaluación del desempeño
Permite establecer KPIs y/o objetivos, skills, etc. para medir el rendimiento cuantitativo y tener el control cualitativo de cada empleado. También ofrece la posibilidad de gestionar evaluaciones periódicas o continuas de forma automatizada.
Módulo Desempeño en Zoho People
Gestión documental
Almacena de forma segura y confidencial contratos, políticas y documentos personales y de RRHH, con control de versiones y permisos.
Módulo de Documentos en Zoho People
Visualizaciones avanzadas
Permite obtener una visión de tu plantilla ordenada jerárquicamente según niveles (especialmente útil para configurar permisos), por departamentos y a través de vistas personalizadas según nuestras necesidades de agrupación. También ofrece información genérica para nuevas incorporaciones, cumpleaños, aniversarios de trabajo, etc.
Directorio de empleados por departamentos
Módulos para gestión avanzada
Añade nuevos módulos completamente personalizados para gestionar información relacionada con tus empleados y según las necesidades de tu empresa, incorporando formularios, procesos de aprobación y automatizaciones.
Autogestión del empleado
Aumenta la confianza de los empleados permitiéndoles gestionar sus propios datos, consultar documentos propios y de la organización, solicitar permisos, registrar su jornada y descansos y realizar formaciones internas desde el portal del empleado.
Autogestión del empleado en Zoho People 2
App nativa
Conéctate donde quieras gracias a la app nativa de Zoho People para empleados y gerentes, con la cual pueden acceder a las funciones más importantes.
Por qué Zoho People es la mejor aplicación para Recursos Humanos
Zoho People es un sistema de gestión de Recursos Humanos (HRMS) que destaca frente a otras soluciones por muchas razones, entre otras:
- Extrema flexibilidad y numerosas opciones.
- Funcionalidades que cubren un 90% de las necesidades de cualquier empresa.
- Capacidad de crear diferentes perfiles de empleados (contratados, colaboradores externos, personal auxiliar, etc.)
- Integración nativa con el ecosistema de Zoho.
- Excelente relación calidad-precio.
- Alta capacidad de configuración por módulos (asistencia, LMS, etc.).
- Escalabilidad para que la aplicación crezca según las necesidades de cada negocio.
Configuración módulos en Zoho People
Beneficios de implementar Zoho People en tu empresa
La adopción de Zoho People impacta positivamente en toda la organización desde el primer momento. Algunos de los beneficios más importantes son:
Ahorro de tiempo administrativo
Automatiza las tareas tediosas y repetitivas y libera al equipo de RRHH para realizar otras funciones estratégicas.
Creación de alertas mail automáticas en Zoho People
Creación de checklists automáticos en Zoho People
Mejora del cumplimiento legal
Ayuda a cumplir con las normativas laborales y el fichaje digital del control horario de forma fiable y segura.
Mayor transparencia y experiencia del empleado
Ofrece visibilidad, autonomía y seguimiento pormenorizado a los empleados sobre su información y solicitudes.
Módulo Casos Zoho People
Alta personalización
Se adapta a los procesos específicos de tu empresa, escalando en sus funciones conforme aumentan tus necesidades.
Soporte directo
Accede al soporte de Zoho para potenciar las posibilidades de Zoho People. En BiMind también tenemos acceso directo a ese soporte para ayudarte directamente con tus dudas.
Integraciones de Zoho People con el ecosistema Zoho y aplicaciones de terceros
Uno de los puntos fuertes de Zoho People es su capacidad de conexión nativa con el resto de aplicaciones de la suite de Zoho. Las integraciones nativas más destacadas son:
- Zoho Recruit. Los cambios en el estado de las entrevistas de contratación se verán reflejados inmediatamente, pudiendo mapear campos y configurar la transferencia automática de candidatos contratados a Zoho People.
- Zoho Sign. La firma de contratos es rápida, segura, confidencial y online, y permite incluso alimentar el historial de Zoho CRM en el caso de firmas con clientes.
- Zoho Expense. Los gastos de los empleados se verán reflejados en sus correspondientes fichas en Zoho People, y podemos visualizar métricas y establecer perfiles específicos para autorizar los gastos.
- Zoho Mail. Mediante tarjetas accionables integradas en los correos, los supervisores pueden confirmar permisos o días de vacaciones. Además, se pueden automatizar los correos por ausencias o “fuera de la oficina”.
- Zoho Calendar. Todas nuestras fechas críticas (vacaciones, cierre de oficina, etc.) se reflejarán inmediatamente en el calendario de trabajo de la empresa.
- Zoho Projects. Zoho People te permite sincronizar la gestión de proyectos y el estado de asistencia diaria de tus empleados para gestionar el tiempo dedicado a cada proyecto, tener en cuenta las ausencias etc.
Otra de las conexiones más destacadas de Zoho People, y toda la suite de Zoho, es la integración nativa con la suite de Microsoft 365. Además, gracias a sus APIs y conectores, se conecta fácilmente con herramientas como Google Workspace, WhatsApp (con cuenta Business) o Slack.
Módulo de aprendizaje o LMS en Zoho People
Precios y planes
Zoho People destaca por su transparencia, con un modelo de pago por usuario que garantiza que la inversión sea siempre proporcional al tamaño de la plantilla. Los planes que ofrece son:
- Plan Gratis. Perfecta para microempresas sin grandes necesidades. Hasta 5 usuarios.
- Plan RRHH Fundamentales. Desde 1,25 €/usuario/mes con facturación anual
- Plan Profesional. Desde 2 €/usuario/mes con facturación anual.
- Plan Premium. Desde 3 €/usuario/mes con facturación anual.
- Plan Empresa. Desde 4,50 €/usuario/mes con facturación anual. Este es el plan más recomendado, ya que permite realizar copias automáticas del estado de todos los módulos para no perder ningún dato, y tienes acceso a todos los módulos.
También cuentas con el Plan People Plus, que incluye todas las funcionalidades del Plan Empresa y más aplicaciones relacionadas con la gestión del empleado (Zoho Recruit, Zoho People, Zoho Payroll, Zoho Expense, Zoho Connect, Zoho Cliq, Zoho Vault). Igualmente, puedes contratar toda la suite de Zoho con Zoho One, que incluye la versión completa de todas las aplicaciones.
Aquí tienes una comparativa en profundidad de los precios de Zoho People.
Zoho People versus otras aplicaciones para Recursos Humanos
Al comparar Zoho People con alternativas como Factorial, Bizneo o Sesame, la ventaja es clara: la integración y la profundidad funcional. Mientras que otras opciones pueden resultar visualmente atractivas pero limitadas en procesos complejos, Zoho People ofrece una capacidad de configuración avanzada y un coste por empleado mucho más competitivo. Además, no dependes de módulos cerrados; pagas por lo que realmente necesitas en una plataforma que soporta una lógica empresarial mucho más profunda.
| Característica | Zoho People | Factorial | Bizneo | Sesame |
|---|---|---|---|---|
| Enfoque | Gestión integral de RRHH: desde la contratación hasta la salida. | Principalmente en gestión de ausencias, nómina y rendimiento. | Fuerte en la gestión de personal, tiempos y nómina. | Énfasis en gestión de tiempos, ausencias y bienestar laboral. |
| Gestión de ausencias | Completa: permite gestionar vacaciones, permisos, ausencias por enfermedad, etc. | Sencilla y eficiente, con fácil acceso a solicitudes. | Gestión adecuada, pero con menos personalización que Zoho. | Muy completa, con flujo de trabajo de aprobaciones y seguimiento. |
| Gestión del tiempo | Función robusta de control de tiempo con seguimiento y generación de reportes. | Básica, pero efectiva. | Gestión de tiempo eficaz, aunque menos flexible que Zoho. | Especializado en tiempos, turnos y gestión horaria. |
| Portal de empleados | Personalizable y accesible desde cualquier dispositivo. | Sencillo y fácil de usar. | Funcional, pero no tan flexible en personalización. | Interfaz clara y sencilla, pero no tan visualmente flexible. |
| Reportes y análisis | Informes detallados y análisis avanzados para tomar decisiones. | Informes sencillos, adecuados para la mayoría de las empresas. | Reportes básicos, con posibilidad de personalización limitada. | Informes centrados en el bienestar y la productividad. |
| Atención al Cliente | Soporte 24/7 con opción de chat en vivo y recursos de autoayuda. | Soporte eficiente, pero a veces con tiempos de espera. | Soporte limitado en horarios, pero competente. | Buena atención al cliente, con soporte dedicado. |
| Precio | Planes competitivos con opción gratuita para equipos pequeños. | Planes accesibles, aunque limitados en las funcionalidades de la versión gratuita. | Precios más altos para las funcionalidades completas. | Planes más caros para pequeñas empresas. |
Zoho People te ayuda a cumplir el Anteproyecto de Ley para la reducción de la jornada laboral
Con la nueva normativa de reducción de jornada a 37,5 horas semanales, el registro horario es más riguroso que nunca. Con Zoho People puedes configurar calendarios laborales específicos y alertas para evitar excesos de jornada, asegurando que tu empresa cumpla con la ley de forma automática y evite sanciones ante posibles inspecciones de trabajo.
Calendario Empleados en Zoho People
Cómo empezar a usar Zoho People
La puesta en marcha de Zoho People es rápida, y en gran parte intuitiva, con una curva de aprendizaje muy suave. Estos serían los pasos principales:
1. Crea tu cuenta y configura la empresa
Registra tu organización o empresa y define los parámetros básicos (datos de contacto, administradores, etc.).
2. Importa los empleados y crea la estructura
Carga los datos del equipo y define los departamentos y los roles, fijando los permisos necesarios para cada uno.
3. Configura las políticas y los flujos de aprobación
Adapta las vacaciones, los horarios y los procesos a la normativa interna, incluyendo los reportes de horas.
4. Lanza una prueba piloto
Prueba la herramienta con un grupo reducido para evaluar los procesos antes del despliegue a toda la organización.
5. Conoce los informes
Visualiza informes detallados, totalmente configurables y filtrables, algunos ya configurados por defecto. Conócelos para aprender a mejorar tus procesos.
Errores comunes a evitar en la implementación y uso
Si vienes de un contexto donde todo se hace de forma manual, todos los documentos se imprimen y ocupan un espacio innecesario, puede que estés expuesto a más errores de implementación de Zoho People. Algunos de estos errores más frecuentes son:
- No definir bien los procesos antes de configurar la herramienta.
- No aprovechar las automatizaciones y seguir realizando tareas de forma manual.
- No formar a los empleados o a los mandos intermedios.
En BiMind te ayudamos a implementar Zoho People en tu empresa
La puesta en marcha de Zoho People implica el manejo de datos personales e involucra a la plantilla, por lo que es necesario un control riguroso de los roles y permisos que se conceden.
En BiMind somos Premium Partner de Zoho, y tenemos larga experiencia ayudando a empresas a construir su infraestructura operativa. En el caso de Zoho People, siempre recomendamos a nuestros clientes consultarnos para tener éxito desde los primeros pasos y adaptar la herramienta a la realidad de tu empresa. Si tienes cualquier duda puedes escribirnos aquí.
Además, tenemos un completo webinar sobre Zoho People para que conozcas sus principales funcionalidades:
Preguntas frecuentes sobre Zoho People
¿Zoho People cumple con la normativa laboral española?
Sí, permite configurar el control horario y los registros necesarios para cumplir con la legislación vigente.
¿Es adecuado Zoho People para pymes?
Sí, es especialmente adecuado para pymes gracias a su flexibilidad y coste ajustado.
¿Cuánto tiempo lleva implementarlo?
La configuración básica de un proyecto serían mínimo 4 semanas. Para implementar funciones más complejas, dicha implementación llevaría entre 4-8 semanas.
¿Necesita formación previa?
Es recomendable una formación inicial para aprovechar todo su potencial, algo en lo que BiMind puede ayudarte.
¡Pon en marcha cuanto antes la gestión de tus empleados con Zoho People!
