Qué es Zoho: el ecosistema de aplicaciones para digitalizar tu empresa

Aunque parezca mentira, muchas empresas trabajan día a día bajo el caos: post-its en el monitor con contraseñas, recordatorios en notas de papel, USBs en un cajón con archivos confidenciales, correos perdidos que nunca nadie respondió, archivos Excel con múltiples versiones, descontrol en los días libres de los empleados, facturas sin contabilizar… Podríamos seguir así durante horas, y probablemente más de uno se vería identificado con alguna de estas prácticas que lastran la productividad de las empresas.

Entonces, en 1996, llegó Zoho con una visión: poner orden en la productividad de las empresas. Pero no ha sido hasta los últimos diez años cuando se ha producido el boom de esta plataforma, gracias a la cual muchas empresas han encontrado el alivio organizativo y productivo que necesitaban.

¿Qué es Zoho?

Atrás quedaron los días en los que Zoho comenzó siendo un sistema de correo electrónico con calendario, y poco más. Hoy, Zoho es un completo ecosistema de software en la nube diseñado para gestionar, automatizar y digitalizar las operaciones de una empresa. Es una plataforma unificada (una suite) que reúne más de medio centenar de aplicaciones para cubrir áreas como ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y atención al cliente.

Con el paso de los años su evolución ha sido deslumbrante, incorporando nuevas aplicaciones y funcionalidades que han consolidado a Zoho como una de las grandes plataformas de productividad.

Qué es el ecosistema Zoho: apps sueltas vs. suite integrada

Antes de nada, eliminemos la primera fuente de confusión que muchos usuarios tienen al conocer Zoho: Zoho no es un programa que se instale en tu equipo. Es una suite de aplicaciones en la nube (SaaS, Software as a Service) con las cuales operas con total normalidad con tu conexión a internet. Están permanentemente actualizadas, seguras, cifradas y cumplen las normativas internacionales para que tú no tengas que preocuparte de nada más.

Zoho es un ecosistema de aplicaciones. Según tus necesidades, puedes comenzar por contratar el uso de unas pocas aplicaciones, para poder escalar poco a poco conforme necesites más funcionalidades. Por ejemplo:

• Ejemplo 1: Un freelance que solamente quiere usar correo electrónico (Zoho Mail) asociado a su propio dominio para comunicarse con sus clientes, además de un robusto calendario para agendar citas (Zoho Calendar). Tal vez el día de mañana necesite incorporar un chat de ayuda en vivo para sus propios clientes. En ese caso, podrá incorporar Zoho Desk.
• Ejemplo 2: El dueño de una tienda online que quiere sincronizar los compradores a una pequeña red de contactos simplemente para conocer con qué frecuencia compran más (Zoho CRM). Tal vez, el día de mañana se plantee mandar campañas y cupones de descuento a sus clientes y añada Zoho Campaigns.
• Ejemplo 3: Un recruiter freelance que busca talentos para otras empresas (con Zoho Recruit) y el día de mañana le ofrecen también gestionar la firma de contratos. Entonces añadiría Zoho Sign, y exportaría los empleados contratados a la base de datos de la empresa (que ya estaría usando Zoho People).

A veces, lo más conveniente es empezar por Zoho One, que te da acceso a todas las apps, o por Zoho Workplace, que incluye funcionalidades como correo, almacenamiento, procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones, mensajería y videollamadas. Y si gestionas clientes a un alto nivel, las apps incluidas en Zoho CRM Plus es un must que no debe faltar en tus aplicaciones contratadas.

Las aplicaciones de Zoho por área de negocio

La gran ventaja de la suite de aplicaciones de Zoho es que están claramente diferenciadas por área de negocio, y su integración es totalmente nativa. Veamos algunas de ellas de manera breve:

Ventas y CRM

• Zoho CRM: Plataforma para gestionar el ciclo completo de ventas, automatizar tareas comerciales y centralizar la relación con clientes potenciales y actuales.
• Zoho Bigin: Un CRM simplificado y basado en canalizaciones (pipelines), diseñado para microempresas y equipos pequeños que buscan orden sin complicaciones.
• Zoho SalesIQ: Herramienta de chat en vivo y seguimiento de visitantes web para interactuar con los prospectos en tiempo real y acelerar las conversiones.
• Zoho Sign: Solución de firma digital segura para enviar, firmar y gestionar contratos o documentos legales con validez jurídica desde cualquier lugar.

Marketing

• Zoho Campaigns: Plataforma de email marketing para crear, enviar y rastrear campañas de correo masivas con automatizaciones sencillas.
• Zoho Social: Herramienta de gestión de redes sociales para programar publicaciones, monitorear menciones y analizar el rendimiento desde un solo panel.
• Zoho Forms: Constructor de formularios en línea fácil de usar para capturar datos, generar leads y compartirlos en cualquier canal.
• Zoho Survey: Aplicación para crear encuestas personalizadas, recopilar opiniones y analizar respuestas en tiempo real.
• Zoho Marketing Automation: Software todo en uno para automatizar el recorrido del cliente a través de múltiples canales y calificar prospectos.

Atención al cliente

• Zoho Desk: Sistema de gestión de tickets centralizado para ayudar a los equipos de soporte a resolver las dudas de los clientes de forma organizada.
• Zoho Assist: Herramienta de soporte remoto que permite acceder y controlar pantallas a distancia para resolver problemas técnicos en vivo.
• Zoho Meeting: Plataforma de comunicación y colaboración a distancia basada en la nube. Permite realizar reuniones virtuales y webinars con personas internas o externas, independientemente de su ubicación.

Finanzas y facturación

• Zoho Books: Software de contabilidad integral para gestionar ingresos, gastos, conciliaciones bancarias y cumplir con las obligaciones fiscales.
• Zoho Invoice: Herramienta gratuita y específica para crear facturas profesionales, registrar horas de trabajo y gestionar cobros de forma rápida.
• Zoho Expense: Plataforma para automatizar el informe de desplazamientos, la aprobación de gastos y el control de las políticas de viaje de la empresa.
• Zoho Inventory: Sistema para el control de existencias, seguimiento de pedidos, gestión de almacenes y facturación de productos.
• Zoho Billing: Solución para automatizar la facturación recurrente, gestionar planes de suscripción y procesar pagos periódicos.

Recursos Humanos

• Zoho People: Portal de gestión de talento humano que automatiza el control de asistencia, vacaciones, evaluaciones de desempeño y expedientes de empleados.
• Zoho Recruit: Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) que agiliza los procesos de selección, desde la publicación de ofertas hasta la contratación.

Proyectos y colaboración

• Zoho Projects: Herramienta clásica de gestión de proyectos para planificar tareas, asignar responsables, hacer seguimiento de tiempos y medir hitos.
• Zoho Sprints: Plataforma de gestión ágil diseñada específicamente para equipos que trabajan con metodologías Scrum y ciclos de desarrollo rápidos.
• Zoho Cliq: Herramienta de comunicación interna para equipos mediante chats de texto, canales temáticos y llamadas de voz o vídeo.
• Zoho WorkDrive: Almacenamiento seguro en la nube diseñado para que los equipos guarden, compartan y colaboren en archivos y documentos.
• Zoho Mail: Correo electrónico corporativo, seguro y libre de anuncios, integrado con herramientas de calendario, notas y tareas.

Productividad / ofimática

• Zoho Writer: Procesador de textos en línea que permite la colaboración en tiempo real, revisión de cambios y diseño de documentos profesionales.
• Zoho Sheet: Hoja de cálculo colaborativa en la nube con funciones avanzadas, análisis de datos y creación de gráficos dinámicos.
• Zoho Show: Aplicación para diseñar y proyectar presentaciones visuales atractivas con animaciones y transiciones modernas.
• Zoho Notebook: Una app intuitiva para tomar notas multimedia (texto, audio, listas e imágenes) y sincronizarlas en todos tus dispositivos.

Business Intelligence

• Zoho Analytics: Potente herramienta de análisis de business intelligence para conectar datos de diversas fuentes, crear paneles visuales y generar informes predictivos.

Desarrollo y personalización

• Zoho Creator: Intuitiva plataforma de desarrollo (arrastrar-soltar) que permite crear aplicaciones empresariales a la medida de forma rápida y visual.
• Zoho Flow: Herramienta de integración que conecta Zoho con otras aplicaciones web para automatizar flujos de trabajo complejos sin necesidad de programar.

Zoho One y los packs o bundles: ¿qué opción te conviene?

Ya hemos mencionado Zoho One, una colección de apps de Zoho que cubre casi todas las necesidades de cualquier empresa. No es el único pack de Zoho, y dependiendo de tu área de negocio, también existen Zoho CRM Plus, Zoho Workplace y otros.

Y, por supuesto, también se puede contratar cada app por separado. Entonces, surge la pregunta: ¿Cuándo tiene sentido contratar un pack (Zoho One, Zoho CRM Plus, Workplace u otro pack) o apps individuales? Aquí te ofrecemos una comparativa entre las cuatro modalidades para ayudarte en la decisión:

Estos son los packs principales que ofrece Zoho pero, además de estos packs, Zoho ofrece otros bundles sectoriales para reforzar áreas concretas si no quieres contratar Zoho One:

Zoho Finance Plus (finanzas)Zoho People Plus (RRHH)Zoho Marketing Plus (marketing)

En resumen:

• Si solo necesitas operar en un área, empieza por la app individual.
• Si tu prioridad es el correo y la colaboración, Zoho Workplace.
• Si tu foco es el cliente, Zoho CRM Plus.
• Si quieres gestionar toda la empresa de forma integrada, Zoho One es casi siempre la opción más rentable por el coste por aplicación.

¿Cómo ayuda Zoho a una PYME?

Cuando una PYME empieza a dar sus primeros pasos, es habitual que se comentan errores o malas prácticas que luego cuesta corregir. Zoho es consciente de ello, y desde el principio han apostado por facilitar el trabajo a las PYMES desde el principio. Algunos de los errores más comunes entre las PYMES son:

• Falta de previsión. En los negocios, además de la estrategia, también existe la suerte externa. Hay negocios que acaban en desastre, pero también hay otros que dan con la tecla adecuada y triunfan más allá de lo que sus propios creadores imaginaron al principio. Piensa cómo harías en el segundo caso, si tu negocio es un éxito y necesitas más recursos humanos y herramientas tecnológicas. En este sentido, Zoho ayuda a las PYMES con una escalabilidad instantánea. Simplemente actualizas tu plan contratado a tus nuevas necesidades y ya estás listo para seguir creciendo. 
• Gastos inesperados. Sí, sabemos que montar una empresa implica gastos inesperados, impuestos que no esperabas, derramas, múltiples proveedores, etc. Desde el principio, olvídate de usar archivos Excel para la planificación y acostúmbrate a un gestor de proyectos como Zoho Projects y un gestor de contabilidad como Zoho Books. Al principio te llevará más trabajo, pero a corto plazo, agradecerás los beneficios.
• Resistencia tecnológica. Muchas PYMES que dan sus primeros pasos gestionan sus clientes con prácticas obsoletas, escribiendo uno a uno cada correo para cada cliente, etc. Si no apuestas por un CRM con automatizaciones potentes como Zoho CRM, tu productividad se reducirá frente a la competencia sin que apenas tengas tiempo de reaccionar.
• Incumplimiento legal. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es de obligado cumplimiento, y muchas PYMES dan por hecho que sus proyectos lo cumplen por defecto. ¿Y si un día tienes una auditoría y te exigen documentos que lo prueben? No te arriesgues. La suite de Zoho asegura el cumplimiento del RGPD y está en constante evolución para que no tengas que preocuparte de ese aspecto. 
• Intuición vs datos. Muchas veces, las PYMES toman sus decisiones basadas en la intuición, no en los datos recabados por sus propias acciones. Eso casi siempre sale mal. Por eso, hay que monitorear constantemente cada acción: ¿qué artículo se vende más? ¿en qué provincia? ¿se podría hacer una mini campaña específica para esa provincia? 
• A veces, lo barato sale caro. Muchas PYMES empiezan con servicios gratuitos que, sin tú saberlo (porque no te leíste la letra pequeña), venden tus datos a terceros, o leen tus correos sin tu permiso para hacer sus propias bases de datos. Zoho no vende tus datos a terceros, y se financia con las cuotas de los usuarios por los servicios contratados. Lo tuyo es tuyo y de nadie más.

¿Para qué tipo de empresa es Zoho?

Zoho se adapta muy bien en diferentes entornos empresariales. Su facilidad de uso, su curva de aprendizaje y su profusa documentación hace que dar el primer paso no sea algo intimidatorio, a diferencia de otras plataformas similares.

Algunos tipos de empresas adecuadas para empezar con Zoho son: PYMES, startups, grandes empresas, equipos remotos/híbridos, empresas con herramientas desconectadas, autónomos, etc.

Por sectores, y desde nuestra experiencia, la implementación de Zoho es muy versátil y aprueba con muy buena nota. En BiMind contamos con casos de éxito en sectores como Sanidad, Energía, Formación y Asesoría.

Zoho frente a Microsoft 365, Google Workspace y Salesforce

¿Cómo trabaja Zoho en combinación con tres gigantes de la industria como son Microsoft 365, Google Workspace y Salesforce?

• Microsoft 365: Es la opción de referencia para productividad y colaboración empresarial gracias a herramientas como Outlook, Teams o Excel. Su ecosistema es muy robusto, y Zoho cuenta con una integración nativa con Microsoft 365.
• Google Workspace: Destaca por su omnipresencia, simplicidad, colaboración en tiempo real y facilidad de adopción. Es una excelente opción para equipos que priorizan la comunicación y el trabajo colaborativo. Zoho se integra con Google Workspace, permitiendo la sincronización de correos, calendarios, contactos y documentos.
• Salesforce: Es uno de los referentes mundiales en CRM y automatización comercial, especialmente para grandes organizaciones con procesos muy complejos. Su capacidad de personalización es enorme, pero también implica una mayor complejidad de implementación y un coste más elevado al de Zoho. También existe una integración entre Zoho y Salesforce, pero este último opera en compartimentos más estancos de información. Lee aquí nuestra comparativa Zoho CRM vs Salesforce.

Tanto Microsoft 365, como Google Workspace y Salesforce tienen sus sólidos nichos de mercado. En cambio, Zoho destaca por ofrecer una de las mejores relaciones calidad-precio del mercado, y su gran fortaleza es la personalización, la automatización y la posibilidad de trabajar con un ecosistema unificado sin depender de múltiples proveedores. 

Precios de Zoho: cómo funciona el modelo

Zoho tiene un esquema sencillo de planes, generalmente basado en el coste por usuario y mes. Cuenta, además, con grandes descuentos en caso de realizar el pago anualmente.

A rasgos generales, podríamos agrupar los planes de precios de Zoho en dos grandes grupos:

• Aplicaciones individuales. Si solo necesitas unas pocas aplicaciones, pagar por esos servicios sueltos es la mejor opción.
• Zoho One. Si necesitas toda la suite de Zoho, el valor que obtienes por el precio total es imbatible, comparado con contratarlas todas juntas, una a una.

Para hacer la decisión más sencilla, Zoho también ofrece:

• Planes gratuitos para siempre en muchas de sus aplicaciones.
• Pruebas gratuitas de 15 a 30 días para sus versiones premium (no se requiere tarjeta de crédito).

Cómo implementar Zoho en tu empresa: el papel de un partner

A veces puede resultar abrumador dar el primer paso con Zoho. Son muchas las dudas que surgen: ¿Cubrirá cierta función que necesito tal aplicación? ¿Será demasiado si contrato Zoho One? ¿Y si contrato todo y aun así necesito una función que no cumple ninguna aplicación?

Nuestro consejo: si quieres realmente potenciar tu empresa o negocio, contrata Zoho con un partner. En BiMind somos partners de Zoho y tenemos una larga lista de casos de éxito de clientes que han confiado en nuestra experiencia para optimizar los procesos y configurar adecuadamente cada aplicación.

Cada aplicación de Zoho es un mundo. Por eso es importante que te asesores para que todas estén correctamente configuradas desde el principio, porque en ocasiones, deshacer el camino y enderezarlo cuesta más esfuerzo y recursos. Además, Zoho está al día con el Plan General de Contabilidad español y el cumplimiento de la facturación electrónica, y somos especialistas en configurar Verifactu en Zoho Books.

Preguntas frecuentes sobre Zoho

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre Zoho y sus aplicaciones.

¿Es gratis?

Zoho ofrece versiones gratuitas con funciones básicas en muchas de sus herramientas (como Zoho CRM o Zoho Books) y periodos de prueba en sus planes de pago.

¿Qué pasa si excedo el tiempo de prueba de mi cuenta premium?

Si no renuevas tu plan, tu cuenta premium se convertirá en la versión gratuita automáticamente.

¿Es seguro?

Sí, cuenta con cifrado de datos de extremo a extremo, centros de datos propios con seguridad estricta y cumple normativas mundiales como el RGPD.

¿En qué idiomas está disponible?

Está disponible en más de 25 idiomas, incluyendo español, inglés, francés, alemán y portugués.

¿Sirve para autónomos?

Es ideal para autónomos porque es flexible, económico, permite empezar gratis y permite escalar a medida que crece tu negocio.

¿Cuántas aplicaciones tiene?

Cuenta con un ecosistema de más de 55 aplicaciones integradas que cubren ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos y productividad.

¿Cumple con la normativa española y Verifactu?

Sí, herramientas como Zoho Books y Zoho Billing se adaptan a la normativa fiscal española y están listas para cumplir con los requisitos de Verifactu.

¿Necesito un partner para usarlo?

No es obligatorio, ya que puedes registrarte y configurarlo por tu cuenta, pero un partner oficial es de gran ayuda para implantaciones complejas o personalizadas. Contáctanos si tienes dudas.

Conclusión

En definitiva, Zoho es una completísima y versátil opción de suite de software empresarial. Su amplio catálogo de aplicaciones, la integración nativa entre ellas y su excelente relación calidad-precio permiten a empresas de cualquier tamaño digitalizar procesos, mejorar la colaboración y aumentar la productividad desde una única plataforma.