Hoy, comunicarse con clientes y equipos a distancia es parte del día a día de cualquier empresa. Por eso, contar con una herramienta de reuniones online que sea estable y fácil de usar es una necesidad cotidiana. Zoho Meeting responde a esa necesidad con una solución sencilla, sin complicaciones, costes innecesarios y con seguridad.
¿Qué es Zoho Meeting?
Zoho Meeting es una plataforma de comunicación y colaboración a distancia basada en la nube. Su propósito fundamental es facilitar entornos virtuales donde las empresas puedan conversar, presentar proyectos y coordinar flujos de trabajo con personas internas o externas, independientemente de su ubicación geográfica.
Reuniones vs. webinars: la distinción que marca Zoho desde el principio
El software establece una división clara en su estructura según el objetivo de la sesión:
- Espacios colaborativos donde el organizador y los asistentes participan en igualdad de condiciones. Todos pueden activar su micrófono, compartir vídeo o mostrar su pantalla para trabajar de forma conjunta.
- Webinars (Seminarios web). Eventos de difusión donde el organizador y los ponentes retransmiten contenidos hacia una audiencia invitada. Los asistentes adoptan un rol pasivo de escucha y visualización, interactuando únicamente mediante apartados de preguntas o votaciones escritas.
Pantalla principal en Zoho Meeting
Los tres tipos de sesión: audioconferencia, videoconferencia y conferencia web
Zoho Meeting se adapta al canal de comunicación que requiera cada momento:
- Ideal para llamadas rápidas de voz donde no es necesario el soporte visual. Reducen el consumo de datos y agilizan el intercambio verbal.
- Añade la señal de vídeo de alta definición para humanizar el contacto digital, permitiendo ver las reacciones de los interlocutores.
- Conferencia web. Modalidad que suma el intercambio de datos, documentos y herramientas colaborativas sobre la marcha mientras se mantiene el audio o vídeo activo.
Reuniones en Zoho Meeting
Funciones principales de Zoho Meeting
El potencial del sistema reside en su abanico de funciones integradas, que potencian la productividad y el ahorro de tiempo en interminables hilos de correos.
Videoconferencia y uso compartido de pantalla
Permite transmitir audio y vídeo con claridad, además de mostrar la pantalla completa, una ventana específica o una pestaña del navegador para realizar demostraciones de producto o revisar documentos grupales.
Grabación y reproducción de reuniones
Todas las sesiones se pueden almacenar en la nube de forma directa y segura. Zoho Meeting permite reproducirlas posteriormente en línea o descargarlas en formato de vídeo local para consultarlas sin conexión a internet.
Transcripción y notas automáticas con IA
La inteligencia artificial es capaz de escuchar la sesión en tiempo real para redactar una transcripción de la conversación y mostrar un resumen con las tareas acordadas de forma automática.
Pizarras y colaboración en tiempo real
Zoho Meeting dispone de un espacio en blanco digital donde los participantes pueden dibujar, escribir notas adhesivas, trazar esquemas de procesos y estructurar ideas de forma conjunta durante la llamada.
Encuestas, preguntas y respuestas, y “levantar la mano”
Para poner orden en las sesiones más concurridas, los usuarios pueden solicitar el turno de palabra mediante un botón. También, desde el lado del moderador, se pueden lanzar preguntas de opción múltiple para pulsar la opinión del grupo al instante.
Controles de moderador y bloqueo de sesión
Por supuesto, el moderador tiene el control total de la sesión: puede silenciar micrófonos, apagar cámaras individuales, expulsar usuarios o cerrar el acceso a la reunión para que nadie más pueda entrar una vez iniciada.
Analítica de reuniones y seminarios web
Al finalizar las sesiones, Zoho Meeting genera informes estadísticos sobre el número de reuniones celebradas, la duración media de los encuentros, el historial de asistencia y los índices de permanencia de los usuarios.
Calendario integrado para programar reuniones
Zoho Meeting incluye una agenda propia desde la cual es sencillo reservar fechas, fijar recordatorios automáticos y enviar invitaciones formales por correo electrónico con los accesos directos incluidos. Esto, además, es mucho más fácil mediante la integración con Zoho Calendar (más adelante hablaremos de las integraciones con la suite de Zoho).
Zoho Meeting para webinars: qué cambia frente a una reunión normal
Cuando Zoho Meeting se configura para emitir webinars, el panel de control se transforma para gestionar grandes audiencias con total control, ofreciendo un conjunto de analíticas para webinars que permiten conocer tanto el rendimiento general del evento como el comportamiento de los asistentes.
Los organizadores pueden acceder a informes sobre los registros, la asistencia, el tiempo de permanencia de cada participante y el seguimiento de las fuentes de registro. Además, es posible consultar métricas de participación, como las respuestas a encuestas, las preguntas realizadas durante la sesión y el historial del chat.
Todos estos datos pueden visualizarse desde el panel de analíticas o exportarse en formatos como CSV o Excel para su análisis posterior. Los informes también incluyen las respuestas a campos personalizados del formulario de registro y pueden protegerse con contraseña al descargarlos, lo que facilita compartir la información de forma segura y utilizarla para evaluar el éxito de cada webinar y planificar futuras sesiones.
Webinar en Zoho Meeting
Registro personalizado y formularios de inscripción
Permite diseñar landing pages específicas para el evento, añadiendo campos a medida en los formularios para cualificar a los asistentes antes de que accedan a la presentación. Estos campos, si lo deseamos, pueden incorporarse a Zoho CRM mediante un enlace único de “Source Tracking” para cada medio, que nos permite conocer exactamente el origen de cada clic de los participantes a las reuniones.
Landing Form personalizada para webinar
Roles: organizador, co-organizador, presentador, asistente e invitados
La jerarquía de roles en Zoho Meeting durante una reunión está definida así:
- Controla los aspectos técnicos y la configuración global.
- Co-organizador. Apoya en las tareas de moderación y gestión de preguntas.
- Expone el tema y comparte su pantalla o material gráfico.
- Escucha la sesión e interactúa bajo los permisos concedidos.
- Invitados externos. Es posible invitar a usuarios externos a que participen como co-organizadores o presentadores.
Roles disponibles en los webinars
Transmisión en directo en YouTube, Linkedin, Facebook o tu propia plataforma:
Zoho Meeting permite conectar la sesión directamente con un canal de YouTube, LinkedIn, Facebook o tu propia plataforma para emitirla en abierto y en tiempo real. Las integraciones se realizan en un par de clics, y posteriormente, quedan almacenados en ese canal para poder volver a ver los vídeos cuando se desee. Por supuesto, el gestor del canal tiene la opción de eliminarlos o ponerlos en modo privado. Aquí puedes encontrar los webinars de BiMind en YouTube.
Transmisión en directo desde Youtube
Informes de registro, asistencia y participación
El organizador de la reunión puede obtener métricas detalladas sobre quién se inscribió, quién asistió finalmente al evento, cuánto tiempo permaneció conectado y qué nivel de interacción mostró en las dinámicas planteadas.
Así, podemos obtener tipos de informes con datos segmentados según el rol de los participantes:
| Informe | Qué muestra |
|---|---|
| Asistentes (Attendees) | Nombre, correo electrónico, estado de participación, hora de entrada y tiempo total que permaneció cada asistente en el webinar. |
| Registrados (Registrants) | Lista de inscritos con su estado, fecha de registro, fuente desde la que se registraron (source tracking) y si finalmente asistieron. |
| Encuestas (Polls) | Resultados de todas las encuestas realizadas durante el webinar: número y porcentaje de votos, respuestas por opción y valoración media en preguntas de tipo rating. |
| Preguntas y respuestas (Q&A) | Historial consolidado de todas las preguntas realizadas por los asistentes junto con las respuestas de los organizadores. |
| Rendimiento (Performance) | Resumen con métricas globales como número de registrados, asistentes, respuestas a encuestas y preguntas realizadas durante el webinar. |
| Chat | Transcripción completa del chat entre organizadores, coorganizadores y asistentes (disponible en Zoho Webinar). |
Zoho también ofrece un panel de analítica más completo (disponible en los planes Professional y Enterprise de Webinars), que incorpora métricas agregadas como:
- Número total de sesiones realizadas.
- Duración total y duración media de los webinars.
- Histórico de sesiones.
- Tendencias de asistencia.
- Comparación del rendimiento entre webinars.
- Filtrado por organizador para analizar la actividad de distintos usuarios.
Los informes pueden descargarse en CSV, XLS o XLSX, según la edición del producto.
Es posible proteger los archivos exportados con contraseña. Y si el formulario de registro fue personalizado, también se pueden descargar las respuestas de esos campos personalizados
Analítica disponible tras un webinar
Seguridad y privacidad en Zoho Meeting
Este es uno de los apartados fundamentales de Zoho Meeting, la seguridad y la privacidad. Zoho Meeting incorpora medidas estrictas para salvaguardar la privacidad de las empresas:
- Cifrado DTLS-SRTP y TLS 1.2. Toda la información de audio, vídeo y datos compartidos viaja protegida mediante protocolos avanzados de encriptación de extremo a extremo durante el tránsito.
- Certificados SHA-256. Aseguran conexiones fiables y previenen interceptaciones o suplantaciones de identidad en los servidores.
- Verificación en dos pasos (2FA). Añade una capa de protección en el acceso a la cuenta del organizador para impedir intrusiones de terceros.
- Bloqueo de reuniones. El anfitrión puede sellar la sala virtual para evitar la entrada de personas no invitadas.
- Anonimización de datos y avisos. Cumple estrictamente con normativas internacionales de privacidad, notificando de manera visible a todos los usuarios cuando una sesión está siendo grabada.
Integraciones de Zoho Meeting
Como cualquier herramienta de la suite de Zoho, su gran ventaja es su capacidad para convivir de manera natural con otros entornos informáticos, especialmente con el ecosistema de Zoho.
Integraciones de Zoho Meeting con el ecosistema de Zoho
La suite de Zoho está concebida para conectar sus aplicaciones entre sí, para mostrar todo su potencial. Con Zoho Meeting, destacan las integraciones con:
- Zoho CRM y Bigin, para agendar videollamadas desde las fichas de los clientes y también para relacionar a nuestros contactos con su asistencia a los diferentes Webinars o Seminarios Web.
- Zoho Projects, para coordinar reuniones de seguimiento de tareas internas.
- Zoho Campaigns, para difundir webinars y también para hacer difusión previa y posterior a los asistentes y no asistentes.
- Zoho Flow. para automatizar los flujos de trabajo de tu empresa, configurando triggers y acciones para programar una reunión o un seminario web, enviar invitaciones a los participantes, grabar sesiones y actualizar la configuración sin necesidad de utilizar código.
- Zoho WorkDrive, para poder guardar las grabaciones de los webinars en nuestro propio espacio de almacenamiento, totalmente organizables por carpetas y con accesos limitados.
- Zoho Cliq. El bot Cliq de Zoho te avisará de las novedades sobre los seminarios web para que puedas estar al día de los eventos.
- Zoho Calendar, para programar con más exactitud tus reuniones y controlar mejor la asistencia de tus participantes.
- Integrar ZIA con Zoho Meeting permite transcribir automáticamente las reuniones, generar resúmenes y extraer acciones clave, ayudando a ahorrar tiempo y facilitar el seguimiento sin revisar toda la grabación.
- Zoho MCP. Puedes dar un salto más integrando tu agente de IA favorito para crear un ecosistema donde tu asistente te recuerde las citas, te muestre los invitados que desees filtrar, o, por ejemplo, directamente descargar una reunión de alguna fecha concreta y buscar un dato.
Integraciones de Zoho Meeting con aplicaciones de terceros
Zoho cuenta con integraciones nativas en pocos clics, y podemos integrar Zoho Meeting con otras aplicaciones de terceros como Gmail, Google Calendar, Outlook, Microsoft Teams o Zapier.
Precios de Zoho Meeting: planes y qué incluye cada uno
Los planes de precios de Zoho Meeting se adaptan al tamaño y necesidades de cada organización.
- Todo empieza a partir de un plan gratuito con funciones esenciales y límites de tiempo moderados.
- Posteriormente, el plan Estándar escala sus funciones y ventajas, pudiendo adaptar el número de participantes a nuestro presupuesto.
- Finalmente, el plan Profesional ofrece muchas más funciones como dominio personalizado, salas para grupos, acceso premium, etc.
En BiMind, recomendamos la contratación en modalidad anual, ya que ofrece una reducción sustancial en el coste total frente a la renovación mes a mes.
Cómo organizar una reunión en Zoho Meeting paso a paso
Llevar a cabo un encuentro virtual con Zoho Meeting sigue un orden lógico e intuitivo:
- Crear agenda. Definir los temas y el objetivo del encuentro.
- Programar e invitar. Fijar la fecha en el calendario y enviar los accesos por email.
- Compartir y colaborar. Iniciar la sesión, activar el vídeo y mostrar la pantalla.
- Moderar e interactuar. Utilizar las pizarras, encuestas y turnos de palabra.
- Revisar analítica. Estudiar el informe de asistencia tras finalizar la llamada.
Cómo unirte a una reunión de Zoho Meeting como participante
Para los invitados, el proceso es sumamente ágil: no necesitan disponer de una cuenta en Zoho para entrar a una llamada, este requisito solo afecta al organizador.
El acceso se realiza simplemente pulsando sobre el enlace recibido o introduciendo el identificador numérico de la sesión junto a su correspondiente contraseña. La participación es multiplataforma, pudiendo acceder directamente desde cualquier navegador web moderno (sin instalar complementos) o a través de las aplicaciones dedicadas para ordenadores de escritorio y dispositivos móviles iOS y Android).
Zoho Meeting frente a Zoom, Google Meet y Microsoft Teams
Zoho Meeting destaca por ofrecer un enfoque centrado en la privacidad y la propiedad de los datos. Además, al funcionar íntegramente desde el navegador, elimina la necesidad de instalar aplicaciones, facilitando el acceso a participantes externos. A ello se suma un menor consumo de ancho de banda, según la experiencia de numerosos usuarios, y, como hemos visto, una integración nativa con el ecosistema Zoho, lo que permite centralizar reuniones, correo, proyectos y facturación en un único entorno de trabajo.
Por el contrario, a diferencia de Zoom, no tiene la opción de generar un enlace de reunión recurrente e indefinido, sino que hay que reprogramar las reuniones, pero para reuniones puntuales esto no supone un problema.
Ventajas de usar Zoho Meeting
En resumen, estas son las principales ventajas de Zoho Meeting:
- Sin descargas obligatorias. Funciona directamente desde la web para organizadores y participantes.
- Estructura multiplataforma. Ofrece el mismo rendimiento en ordenadores, tablets o teléfonos móviles.
- Ecosistema unificado. Se asocia sin esfuerzo a las bases de datos de clientes, proyectos y correos de la empresa.
- Seguridad empresarial. Garantiza la protección y privacidad de las conversaciones estratégicas de la organización.
- Costes equilibrados. Ofrece prestaciones profesionales a un precio por licencia inferior a la media del mercado.
Limitaciones a tener en cuenta antes de elegir Zoho Meeting
Aunque Zoho Meeting es una herramienta muy potente, conviene valorar ciertos matices técnicos antes de su adopción:
- Enlaces de reunión. La ausencia de un enlace fijo e indefinido obliga a planificar cada encuentro bajo una agenda.
- Diferencia de accesos. El sistema genera un enlace específico para el organizador (Start Link) y otro diferente para los invitados (Join Link). Esto puede provocar equívocos en el equipo si se copia el enlace erróneo fuera de las invitaciones automáticas del calendario.
- Rendimiento en redes de alta velocidad. Aunque la mayoría de las opiniones globales son sumamente favorables, a veces se han dado tasas de compresión de audio o vídeo mejorables si se comparan con herramientas dedicadas exclusivamente a la transmisión masiva.
Casos de uso de Zoho Meeting por sector
La flexibilidad de Zoho Meeting permite su aplicación en sectores de negocio muy diversos:
- Formación. Impartición de clases virtuales, tutorías personalizadas y seminarios de formación continua a distancia.
- Consultas de telemedicina, seguimiento de pacientes y reuniones clínicas entre profesionales sanitarios.
- Energía. Gestionar proyectos y contratos con eficiencia, automatización de tareas administrativas y operativas, monitorear datos críticos, atención integrada para clientes y proveedores, etc.
- Asesorías. Gestión ordenada de la documentación, asesores, consultoras y despachos legales que necesitan trazabilidad en sus procesos jurídicos,etc.
Preguntas frecuentes sobre Zoho Meeting
Te contestamos algunas preguntas y dudas frecuentes que pueden surgir en torno a Zoho Meeting.
¿Necesito descargar algo para usar Zoho Meeting?
No. Funciona desde el navegador; las apps de escritorio y móviles son opcionales.
¿Necesito tener una cuenta para unirme a una reunión?
No, solo el organizador necesita cuenta.
¿Cuántas personas pueden participar en el plan gratuito?
Hasta 100 participantes y 60 minutos por sesión.
¿Cuál es la diferencia entre una reunión y un webinar en Zoho Meeting?
Las reuniones son espacios colaborativos donde el organizador y los asistentes participan en igualdad de condiciones. Los webinars son eventos de difusión donde el organizador y los ponentes retransmiten contenidos hacia una audiencia invitada.
¿Zoho Meeting está incluido en Zoho One o Zoho Workplace?
Sí, forma parte de ambos paquetes. Consulta nuestro artículo sobre Zoho Workplace para más información.
¿Qué tan seguro es Zoho Meeting para uso profesional?
Cuenta con cifrado DTLS-SRTP, TLS 1.2, certificados SHA-256, 2FA y varias herramientas de controles humanos sobre las sesiones.
¿Puedo grabar mis reuniones y dónde se guardan?
Sí, en tu almacenamiento asociado a la organización.
¿Hay límite de tiempo en las reuniones gratuitas?
En el plan gratuito, cuentas con 60 minutos por sesión.
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