Una de las tareas que más tiempo hace perder a los negocios es la gestión de su inventario. Cuando se realiza de manera manual, el descontrol está asegurado. Zoho Inventory te ayuda a centralizar, automatizar y profesionalizar la gestión del stock, tanto si vendes online como si trabajas con varios almacenes o canales de venta.
Además, al ser parte del ecosistema de aplicaciones de Zoho, su integración con Zoho Books no solamente ofrece un seguimiento del inventario, sino también de las transacciones contables que conllevan cada movimiento de stock.
¿Qué es Zoho Inventory?
Zoho Inventory es un software de gestión de inventarios basado en la nube, diseñado para controlar artículos (y variaciones), compras, ventas, almacenes y envíos desde una única plataforma, siempre sincronizada y actualizada en tiempo real.
¿Para qué sirve Zoho Inventory?
El propósito principal de Zoho Inventory es que sepas exactamente cuántos productos tienes en tu almacén, cuántos has vendido y cuáles necesitas reponer, independientemente de si vendes en una tienda física u online, o si trabajas con un equipo comercial.
Interfaz de Zoho Inventory
Funcionalidades de Zoho Inventory y cómo funciona
El funcionamiento de Zoho Inventory cubre todo el flujo de gestión del producto, desde que lo das de alta en el sistema hasta que llega a las manos del cliente. Además, está pensado como una herramienta modular: activas los add-ons de Zoho Inventory que necesitas y todo funciona de forma integrada.
Gestión de artículos
Puedes crear y clasificar artículos con precios, impuestos, imágenes y reglas de stock mínimo, con notificaciones de aviso al alcanzar cierto umbral de unidades. Esto te permite saber en todo momento qué tienes disponible y qué necesitas reponer.
También puedes crear artículos simples, con variaciones (por ejemplo: talla, color, material, etc.), servicios, paquetes de productos, etc. Esto facilita la venta combinada de múltiples artículos, descontando automáticamente el stock de cada uno.
Gestión de artículos en Zoho Inventory
Gestión de compras
Zoho Inventory te avisa cuando el stock llega a una cantidad definida por ti. Puedes crear órdenes de compra directas a tus proveedores, gestionar listas de precios específicas y registrar las facturas de compra para mantener tu contabilidad al día.
Gestión de ventas
Desde la creación de órdenes de venta hasta la confirmación de pedidos, Zoho Inventory centraliza los pedidos que llegan de diferentes canales, permitiéndote aprobarlos, empaquetarlos y enviarlos desde un solo panel.
Múltiples almacenes
La escalabilidad de tu negocio no puede depender de tu capacidad logística. Por eso, con Zoho Inventory puedes transferir stock entre diferentes almacenes, realizar ajustes de inventario específicos por ubicación y controlar el movimiento de mercancías entre sucursales en tiempo real.
Lotes y números de serie
Zoho Inventory permite rastrear tu inventario con precisión según un lote de producción determinado o números de serie de productos individuales. Esto es vital si manejas productos con fecha de caducidad o si necesitas cumplir con normativas de trazabilidad y calidad.
Gestión de envíos
Puedes integrar Zoho Inventory con algunos transportistas, siempre que tengan la integración habilitada (generalmente, vía API). Si tienes alguna duda de si tu transportista está integrado en Zoho Inventory, contáctanos.
Gestión de envíos en Zoho Inventory
Informes y analítica
Con Zoho Inventory puedes acceder a informes de stock disponible, ventas por artículo o rendimiento de almacenes para tomar decisiones basadas en datos reales. La integración con Zoho Analytics puede generar informes avanzados, como veremos más adelante.
Ejemplo de informe de ventas por artículo
Automatizaciones
Configurar automatizaciones basadas en reglas es uno de los puntos diferenciales de Zoho Inventory. Por ejemplo: “Cuando el stock del producto X llegue a 10 unidades, enviar un correo al product manager y otro al proveedor para generar una orden de pedido”. Aquí tienes una lista de varios tipos de automatizaciones en Zoho Inventory.
Automatizaciones disponibles
Ventajas de usar Zoho Inventory para gestionar tu almacén
La gestión del inventario es uno de los puntos que más quebraderos de cabeza puede traer si no se realiza de manera efectiva. Usar Zoho Inventory trae beneficios inmediatos desde el primer momento:
- Centralización. Un solo lugar para gestionar tus tiendas online y sincronizarlas con tus tiendas físicas.
- Tiempo real. Tu inventario estará sincronizado en tiempo real en todos tus puntos de venta.
- El software crece contigo, permitiéndote añadir más módulos, usuarios y almacenes según tus necesidades.
- Gracias a la aplicación móvil de Zoho Inventory, puedes hacer recuentos de stock o aprobar pedidos desde cualquier lugar.
Ajuste de inventario en Zoho Inventory
Integraciones clave con la suite de Zoho
Llegamos al punto fuerte de Zoho Inventory: la integración con el resto de aplicaciones de la suite de Zoho. Esta integración es nativa, lo que significa que los datos fluyen en un entorno seguro y privado sin necesidad de conectores externos. Se configuran desde Configuración > Integraciones > Aplicaciones de Zoho.
Integración de Zoho Inventory con Zoho Books
Es la integración que deberías configurar inmediatamente después de darte de alta en Zoho Inventory. Gracias a ella, las transacciones contables están asociadas a los cambios en el inventario, ya que automatiza, contabiliza y realiza seguimiento de stock al mismo tiempo, algo que agiliza el proceso, reduce el margen de error y evita el caos en la contabilización de facturas.
En definitiva, cualquier operación en Zoho Inventory (compras, ventas, facturas) se refleja automáticamente en la contabilidad en Zoho Books, eliminando la doble entrada de datos. Consulta aquí qué datos se pueden sincronizar entre Zoho Inventory y Zoho Books.
Integración entre Zoho Books y Zoho Inventory
Integración de Zoho Inventory con Zoho CRM
Esta integración sincroniza automáticamente productos, existencias, proveedores y clientes, permitiendo gestionar pedidos de venta desde Zoho CRM, reflejarlos en el inventario en tiempo real y asociarlos al punto del pipeline de ventas en que se encuentran los clientes.
Además, gracias a los permisos de usuarios, podemos asignar diferentes agentes a la gestión de productos específicos, conociendo en todo momento no solo “quién compró qué”, sino también “quién vendió qué”. Aquí tienes más información sobre la integración de Zoho Inventory con Zoho CRM.
Integración de Zoho Inventory con Zoho Analytics
Ya hemos hablado de la generación nativa de informes básicos en Zoho Inventory. Sin embargo, lo interesante es generar informes más detallados gracias a la integración con Zoho Analytics. Gracias a estos informes avanzados puedes realizar un análisis de la situación global de tu inventario, conocer qué productos o servicios son los más demandados, etc. y facilitar así la toma de decisiones en la gestión.
Integración de Zoho Inventory con Zoho Commerce
Por supuesto, no podía faltar la integración nativa de Zoho Inventory con Zoho Commerce, la solución de tienda online de Zoho. Esta integración, sumada a las anteriores, da lugar a una potente tienda online con todas las necesidades cubiertas.
Integración entre Zoho Commerce y Zoho Inventory
Sincronización de Zoho Inventory con tu ecommerce y pasarelas de pago
Si no estás usando Zoho Commerce también puedes sincronizar Zoho Inventory con tu plataforma de comercio electrónico favorita, como por ejemplo WooCommerce, Shopify, Amazon o eBay, sincronizando el stock automáticamente cada vez que realizas una venta.
Además, se conecta con pasarelas de pago populares como Stripe o PayPal para que puedas cobrar tus facturas online de forma rápida y segura, reflejando los cobros inmediatamente en la contabilidad de Zoho Books.
Cómo gestionar múltiples almacenes desde una sola plataforma
La gestión multi-almacén de Zoho Inventory te permite tener una visión global o segmentada. Puedes definir un “almacén principal” y transferir una cantidad específica de stock a tiendas físicas o centros de distribución. La gestión multi-almacén registra quién envía la mercancía, qué cantidad está en tránsito y quién la recibe.
Aquí puedes ampliar información sobre cómo configurar múltiples almacenes en Zoho Inventory.
Qué es la trazabilidad por lotes y números de serie en Zoho Inventory
Uno de los aspectos más interesantes de Zoho Inventory es su capacidad para garantizar una trazabilidad adecuada de la mercancía. Este seguimiento se realiza principalmente mediante el rastreo por lotes o por número de serie:
- Rastreo por lotes. Es ideal para industrias como la alimentaria o cosmética, ya que permite asociar fechas de caducidad.
- Seguimiento por número de serie. Permite identificar cada unidad específica, algo especialmente útil para temas de garantía o soporte técnico.
Control por lotes en Zoho Inventory
¿Qué precio tiene Zoho Inventory y qué plan elegir?
Zoho Inventory ofrece una estructura de precios flexible basado en el volumen de tus pedidos mensuales:
- Plan Gratuito. Ideal para uso personal, sin grandes complicaciones.
- Plan Estándar. Ideal para negocios que empiezan a automatizar.
- Plan Profesional. El más equilibrado para empresas en crecimiento con necesidades de múltiples almacenes.
- Plan Premium/Empresa. Para grandes volúmenes de transacciones y necesidades avanzadas de automatización.
Lo ideal es empezar con el Plan Gratuito y, conforme nuestras ventas aumenten, escalar a planes superiores.
| Plan | Pedidos/mes | Usuarios | Automatizaciones | Alertas de email | Localizaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Gratuito | 50 | 1 | – | – | 2 |
| Estándar | 500 | 2 | – | – | 2 |
| Profesional | 3000 | 2 | 5 reglas/módulo | Sin límite | 4 |
| Premium | 7500 | 2 | 10 reglas/módulo | Sin límite | 6 |
| Empresa | 15000 | 7 | 10 reglas/módulo | Sin límite | 10 |
Preguntas frecuentes sobre Zoho Inventory
A continuación, resolvemos algunas preguntas frecuentes sobre Zoho Inventory.
¿Zoho Inventory es solo para ecommerce?
No. También es ideal para empresas B2B, distribuidores y negocios con tienda física.
¿Puedo usar Zoho Inventory sin contabilidad?
Sí, aunque se recomienda integrarlo con Zoho Books para una gestión financiera completa.
¿Permite controlar productos con caducidad?
Sí, mediante la gestión de lotes y fechas asociadas.
¿Zoho Inventory funciona en la nube?
Sí, accedes desde cualquier lugar sin necesidad de servidores propios.
Conclusión
Gestionar el inventario de tu negocio no tiene por qué ser una preocupación. Zoho Inventory te ofrece herramientas profesionales a un precio accesible, permitiéndote centrarte en lo importante: vender y hacer crecer tu marca con eficiencia, trazabilidad y un control total.
¡Realiza el seguimiento del inventario de tu negocio en tiempo real!
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