¿Qué es Zoho Contracts?
Zoho Contracts es la solución del ecosistema de aplicaciones de Zoho que permite a las empresas gestionar la redacción, la firma y el seguimiento de contratos, en un entorno digital seguro, centralizado y que garantiza el cumplimiento de las normativas.
Está diseñada para empresas y centraliza las fases de los contratos (desde su creación hasta su renovación o finalización), garantizando la trazabilidad y el cumplimiento legal.
¿Para qué sirve?
La clave de las funcionalidades de Zoho Contracts (que veremos más adelante) es la centralización, ya que permite a los diferentes departamentos (RR.HH., jurídico, etc.) trabajar conjuntamente y reducir el margen de error humano en las diferentes fases del proceso contractual (creación, revisión, aprobación, firma, control).
Esto, sumado a la capacidad de integración entre las aplicaciones de la suite de Zoho, multiplica exponencialmente las posibilidades, pudiendo incluso incluir herramientas de calendarización, firmas electrónicas, gestión de listas de correos, marketing o ventas.
¿Cómo funciona Zoho Contracts?
Al acceder a la aplicación de Zoho Contracts, observamos una interfaz consistente en un panel con varias pestañas superiores, desde las cuales puedes acceder a todas las funciones:
- Escritorio: Desde aquí puedes ver un resumen de tus contratos en curso, la fase en la que se encuentran (aprobados, pendientes, renovaciones, etc.) y un resumen de las métricas generadas por dichos contratos.
- Contratos: Este es el panel más importante en lo que a gestión contractual se refiere. Desde aquí puedes añadir, editar o eliminar tipos de contratos mediante plantillas, con campos inteligentes autorrellenables según los datos que necesites incluir (datos de la(s) contraparte(s), datos de contacto, duración, términos, etc.). También puedes enviar rondas de negociación de contratos y protegerlos con una contraseña. Cuando la contraparte recibe un contrato, puede dejar comentarios (por ejemplo: “Eliminar esta cláusula”, etc.). También, por ejemplo, puedes enviar contratos para su firma, y realizar esta acción de manera integrada con Zoho Sign, o gestionar la post-ejecución del contrato (enmiendas, obligaciones, etc.)
- Actividades: Desde aquí puedes consultar y gestionar la actividad de cada contrato y filtrar tu propia actividad sobre cada uno de ellos.
- Contrapartes: Aquí es donde se gestionan las partes que firmarán el contrato, ya sean personas físicas o cualquier figura o entidad legal. Puedes añadirlas, gestionar sus datos e importarlos desde tus propios contactos en la suite de Zoho.
- Informes: Desde aquí puedes ver las métricas más detalladas de cada contrato y filtrarlos por cualquier parámetro que necesites (estado, valor del contrato, cláusulas, contrapartes, etc.)
- Administración: Los administradores pueden crear flujos de trabajo de aprobaciones de contratos y asociarlos con diferentes tipos de contratos.
Redacción con plantillas y editor
Como hemos comentado, desde la pestaña “Contratos” puedes crear contratos desde cero o usando plantillas preconfiguradas con campos inteligentes.
Negociación y control de versiones
Igualmente, puedes negociar cláusulas o cualquier aspecto contractual directamente desde el panel, con un registro automático de cambios y comentarios.
Gestión de contratos en cualquier lugar
Gracias a la aplicación de Zoho Contracts en Android o iOS puedes gestionar tus contratos desde cualquier lugar, sin necesidad de estar frente a tu ordenador de escritorio.
Firma electrónica con Zoho Sign
La gestión de firmas electrónicas de Zoho Sign garantiza el cumplimiento con la legislación europea y otras normativas internacionales.
Gestión de obligaciones y recordatorios
Gracias a las alertas automáticas, no te perderás ningún vencimiento, renovación o compromisos clave y evitarás incumplimientos o sanciones.
Aprobaciones y flujos
Define flujos personalizados automatizados para las solicitudes y aprobaciones internas según el tipo de contrato, el departamento o el importe.
Analítica e informes del contrato
Gracias a los paneles en tiempo real, puedes monitorizar KPIs tales como la duración del ciclo, el número de contratos activos, los riesgos y los porcentajes de cumplimiento.
Funciones principales
Zoho Contracts incluye una serie de funciones que cubren todo el ciclo de vida contractual:
Autorización de contratos
- Asistente de creación de contratos para generar contratos en pocos minutos, mediante plantillas predefinidas o personalizadas.
- Editor de documentos integrado con capacidades avanzadas de montaje de documentos y todas las funciones del potente procesador de textos colaborativo, Zoho Writer.
Menor tiempo de respuesta
- Acceso controlado a los contactos de la contraparte a través de enlaces protegidos por contraseña.
- Múltiples rondas de negociación con líneas rojas, comentarios contextuales y funciones de control de versiones.
- Inclusión de firmas legalmente vinculantes con Zoho Sign.
Disminución de los riesgos asociados a los procesos contractuales
- Gestión de riesgo mejorada gracias al módulo de obligaciones contextuales dentro de cada contrato.
- Seguimiento y cumplimiento con las obligaciones, pudiendo delegarlas en sus respectivos dueños de negocios.
- Inclusión de elementos de acción como tareas únicas o recurrentes.
- Notificaciones y alertas recordatorias para no perder ninguna acción necesaria.
Gestión integral del ciclo de vida
- Importación de contratos en borrador, firmados o incluso vencidos para administrarlos directamente desde Zoho Contracts.
- Plantillas de cartas para poder modificar, renovar, extender o rescindir contratos sin esfuerzo. Estas plantillas de cartas capturan el historial del contrato e identifican y muestran automáticamente los cambios actuales, lo que aminora la necesidad de intervención humana y evita errores manuales.
Integraciones del ecosistema Zoho (y cuándo aprovecharlas)
El gran potencial de Zoho Contracts reside en que no es una herramienta aislada: forma parte del ecosistema Zoho y se integra de forma nativa con las aplicaciones más usadas por los equipos de ventas, compras o legal.
Con Zoho CRM: iniciar y seguir contratos desde el CRM
Crea y gestiona contratos directamente desde contactos de Zoho CRM, sincronizando los datos comerciales en tiempo real.
Con Zoho Sign y Zoho Writer: circuito documento-firma
Redacción, revisión y firma de contratos en un solo flujo. Puedes crear documentos en Zoho Writer de manera colaborativa para enviarlos automáticamente a firmar en Zoho Sign, pudiendo incluso crear la plantilla final de firmas con un sistema de arrastrar y soltar campos. Además, la firma electrónica avanzada de Zoho Sign es compatible con la legislación europea y otras normativas internacionales (eIDAS, ESIGN).
Otras integraciones y API: ideas de automatización
Las posibilidades de integración son casi infinitas. Por ejemplo, mediante Zoho Flow o la API de la aplicación, puedes conectar Zoho Contracts con:
- Un ERP, para integrar y gestionar las operaciones centrales de una empresa.
- Power BI, para el análisis y la visualización avanzada de datos.
- SharePoint, para la colaboración y gestión de documentos en un espacio común para que los equipos compartan y organicen archivos.
¿Quieres conocer el potencial de Zoho Contracts al integrarlo con la suite completa de Zoho? ¡Contáctanos y te ayudaremos con tu caso!
Beneficios de implementar Zoho Contracts en tu empresa
La gestión del ciclo de vida del contrato es una tarea compleja que exige una atención constante, ya que cualquier error puede tener consecuencias fatales. Por eso, Zoho Contracts aporta eficacia y tranquilidad a todo el proceso:
Ahorro de tiempo
Aumenta la eficiencia de tu empresa. Con Zoho Contracts puedes automatizar procesos que antes requerían semanas y múltiples revisiones.
Reducción de riesgos legales
No te la juegues con tus contratos. Centraliza cláusulas y políticas aprobadas, garantizando cumplimiento normativo.
Mayor visibilidad y control
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Por eso, gracias a las detalladas métricas sobre el estado de cada contrato, podrás conocer de un vistazo la evolución de todos ellos.
Trabajo colaborativo
El mejor trabajo, siempre entre todos. Fomenta la colaboración transversal y la transparencia entre departamentos al eliminar compartimentos estancos de información.
Adaptable y escalable
Una herramienta que crece contigo. Zoho Contracts es ideal tanto para startups como para grandes organizaciones, ya que permite gestión multiusuario y niveles de permisos.
Seguimiento constante
La pérdida de contratos es cosa del pasado. Visualiza todos los contratos en un único repositorio central con opciones de búsqueda y filtro para un acceso más rápido.
Actualización y cumplimiento
Mantente al tanto de todas las actividades contractuales. Una mejor visibilidad de la actividad en toda la empresa te permitirá crear procesos que refuercen el cumplimiento.
Roles predefinidos y permisos
Mantén un mejor control sobre tus datos CLM. Gracias a los roles de usuario y los diferentes permisos, podrás asignar las labores más sensibles a quien tú quieras.
Seguridad y privacidad
La seguridad y privacidad es crucial en la suite de Zoho. El intercambio de datos está completamente encriptado, y puedes configurar contraseñas para cada contrato.
Seguridad y cumplimiento: cifrado, roles y privacidad
Las aplicaciones del ecosistema de Zoho destacan por su seguridad en todos los niveles. Toda la información almacenada en Zoho está cifrada de extremo a extremo (cifrado AES-256) para todas las aplicaciones. En el caso de Zoho Contracts, además, existen unas capas extra de seguridad y cumplimiento que van más allá de esa encriptación.
Controles, auditoría y buenas prácticas
Además del cifrado AES-256, Zoho Contracts almacena detallados registros de actividad para auditorías internas o externas. Además, utiliza certificados SSL/TLS para el intercambio de datos para proteger los documentos.
Requisitos habituales de compliance en CLM
Zoho Contracts, al igual que el resto de la suite de Zoho, está en permanente actualización y asegura el cumplimiento con las certificaciones más importantes.
Casos de uso por área y sector
De nada sirve un software de gestión de contratos si no es capaz de ayudarte con casos de uso reales en diferentes sectores. Te contamos tres maneras en las que Zoho Contracts puede ayudarte.
Ventas y compras
Gracias a su integración con Zoho CRM y Zoho Sign, puedes conectar los pasos en todo el ciclo de venta entre las distintas partes de los contratos hasta llegar al esperado momento de la firma que ratifica la conversión.
Legal y compliance
Zoho Contracts permite crear y almacenar plantillas preestablecidas, para agilizar la creación de contratos, y también ofrece colaboración segura con seguimiento de cambios y control de versiones para mitigar riesgos legales.
Startups y PYMES
La sencillez y el rigor de Zoho Contracts son un tándem ideal para que las startups y PYMES puedan redactar sus contratos con confianza, siempre con el enfoque en las perspectivas de crecimiento gracias a sus enormes posibilidades de escalabilidad.
Precios, licencias y qué evaluar antes de comprar
Zoho Contracts es muy adaptable a las necesidades de cada empresa, por muy grande o pequeña que esta sea. Por eso es importante conocer ciertos aspectos antes de adquirir una licencia.
Factores de coste
A la hora de redactar contratos, debemos conocer qué plan de Zoho Contracts (Gratuito, Estándar, Profesional y Premium) se ajusta mejor a las necesidades de nuestra empresa. Los factores de coste varían según el número de usuarios que queremos tener, la cantidad de los contratos que vamos a gestionar y las funciones que necesitamos. Aquí puedes encontrar una comparativa de todos los planes de Zoho Contracts.
Prueba gratuita y criterios de prueba
El plan Gratuito incluye tres usuarios, lo cual es muy útil para explorar funciones de roles y permisos. Y si queremos explorar las funciones más avanzadas de los planes superiores, disponemos de una prueba gratuita de 15 días. Debemos prestar especial atención a lo siguiente:
- Facilidad de uso.
- Creación y uso de plantillas y campos inteligentes.
- Integraciones con otras aplicaciones.
KPIs para medir el ROI de un CLM
Poder cuantificar la eficacia de un CLM es esencial. Para ello, podemos apoyarnos en diferentes indicadores clave, como por ejemplo:
- Tiempo medio de aprobación.
- Número de contratos activos, cancelados o rescindidos.
- Renovaciones gestionadas a tiempo.
Zoho Contracts vs alternativas
Existen muchos CLM en el mercado. La decisión de optar entre uno u otro variará según nuestras necesidades, los objetivos de nuestra empresa y su proyección.
¿Cuándo compararlo con DocuSign CLM, Ironclad o Contractbook?
Si bien estos tres CLMs ofrecen muchas opciones, Zoho Contracts es ideal para usuarios o empresas que cumplan alguna de estas características:
- Que estén familiarizados con el ecosistema de aplicaciones de Zoho.
- Que no les intimide gestionar contratos internacionales, ya que a día de hoy Zoho Contracts está disponible en inglés, español, francés, alemán, italiano, ruso, chino (simplificado y tradicional) y japonés. Las opciones que un usuario marque en un país, otro usuario las verá en su propio idioma, asegurando un flujo de trabajo donde los idiomas no sean un problema, pudiendo incluso crear plantillas multilingües.
- Que busquen un CLM modular, asequible y escalable.
- Que deseen integrar numerosas aplicaciones (calendario, firmas digitales, correo electrónico, marketing, ventas, etc.) en un único espacio y con una única contraseña.
Matriz rápida de decisión
Aquí te dejamos una comparativa entre Zoho Contracts y otros CLM populares para afinar la elección del CLM que más se ajuste a tus necesidades:
| Criterio | Zoho Contracts | DocuSign | PandaDoc | ContractWorks |
|---|---|---|---|---|
| Complejidad de los contratos | Soporta contratos complejos y contratos con flujos de trabajo detallados. | Ideal para contratos simples y rápidos, con limitaciones para contratos complejos. | Adecuado para contratos intermedios, pero no tan robusto como Zoho en flujos complejos. | Soporta contratos complejos, pero la interfaz es más rígida que Zoho. |
| Integración con otras apps | Amplias integraciones con aplicaciones populares (CRM, ERP, etc.), especialmente con Zoho suite. | Buenas integraciones, especialmente con Salesforce y otras apps populares. | Ofrece integraciones con Zapier, pero con menos profundidad en comparación con Zoho. | Ofrece integraciones limitadas, especialmente para apps de gestión de proyectos. |
| Precio | Precios competitivos, con opciones escalables. | Más caro, especialmente para empresas grandes o con muchos usuarios. | A veces más caro debido a las funcionalidades extra. | Precio más alto en planes avanzados, limitado en cuanto a escalabilidad. |
| Facilidad de uso | Interfaz intuitiva, fácil de usar incluso para empresas pequeñas. | Buena usabilidad, pero más adecuada para equipos grandes. | Interfaz sencilla, pero menos potente que Zoho para contratos complejos. | Interfaz más técnica, menos amigable para usuarios no expertos. |
| Soporte al cliente | Excelente soporte, especialmente en español y múltiples canales. | Buen soporte, pero más limitado para usuarios fuera de EE.UU. | Buen soporte, pero sin tanta personalización como Zoho | Soporte limitado y no tan inmediato. |
| Seguridad | Cumple con los estándares más altos de seguridad y compliance. | Cumple con estándares de seguridad, pero no tan enfocado en mercados locales. | Buen nivel de seguridad, pero sin tantas opciones de personalización de seguridad. | Buena seguridad, pero no tan flexible como Zoho. |
En conclusión:
- Zoho Contracts ofrece flexibilidad en cuanto a complejidad de los contratos y se integra de manera excelente con otras aplicaciones, sobre todo de la suite de Zoho.
- Para empresas que ya utilizan aplicaciones de Zoho (como Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Sign o Zoho Projects), Zoho Contracts es una opción muy atractiva por su facilidad de integración y costo relativamente accesible.
- Si bien las demás son opciones populares, Zoho Contracts es más flexible en términos de complejidad de contratos, con un soporte multicanal excelente y precios más competitivos y un sistema de flujos automatizados muy flexible.
Opiniones y reseñas: cómo interpretarlas con criterio
Zoho Contracts tiene buenas valoraciones entre los usuarios. Valoran principalmente su interfaz intuitiva, la automatización en la gestión de contratos, la colaboración, la integración nativa con otras herramientas de Zoho y la relación calidad-precio.
Implementación en 4 pasos (y errores comunes a evitar)
Implementar el ciclo de vida de un contrato en Zoho Contracts es muy fácil. Tan solo hay que acceder a nuestra área de cliente de la aplicación y seguir estos 4 pasos:
Descubrimiento y diseño de plantillas y cláusulas
Primeramente, desde la pestaña “Contratos” crea tus documentos siguiendo una de las múltiples plantillas predefinidas o crea la tuya propia. También puedes definir las cláusulas estándar para los contratos.
Flujos de aprobación y permisos
A continuación, desde la pestaña “Administración”, diseña procesos de automatización y asigna permisos de acuerdo con la jerarquía interna de tu empresa.
Formación y adopción interna
Por supuesto, la capacitación de los usuarios es clave para acelerar la adopción de los procesos que definas.
Checklist de go-live
Antes de la puesta en marcha del proceso, comprueba los permisos de cada rol, la configuración de las notificaciones y realiza tests de firmas.
Preguntas frecuentes sobre Zoho Contracts
¿Qué tipos de contratos puedo gestionar con Zoho Contracts?
Zoho Contracts soporta una amplia variedad de tipos de contratos como contratos de venta, arrendamiento, licencia, acuerdos de confidencialidad (NDA), acuerdos de servicios y más. Además, permite personalizar plantillas según las necesidades de tu empresa.
¿Es posible firmar contratos electrónicamente con Zoho Contracts?
Sí, Zoho Contracts permite la firma electrónica de contratos. La plataforma está alineada con las regulaciones legales sobre firmas electrónicas, como ESIGN Act y eIDAS, lo que asegura la validez legal de las firmas en múltiples países.
¿Cómo ayuda Zoho Contracts a la gestión de plazos y renovaciones de contratos?
Zoho Contracts incluye recordatorios automáticos y alertas de vencimiento que ayudan a las empresas a hacer seguimiento de las fechas importantes de los contratos, como fechas de renovación o de vencimiento, evitando que se pasen por alto.
¿Puedo realizar auditorías y seguimientos de los cambios en los contratos?
Sí, Zoho Contracts ofrece un registro de auditoría que permite rastrear todas las actividades realizadas en los contratos, como modificaciones, comentarios, y accesos. Esto ayuda a asegurar la transparencia y la trazabilidad en todo el ciclo de vida del contrato.
¿Qué opciones de soporte ofrece Zoho Contracts?
Zoho Contracts ofrece varios recursos de ayuda, que incluyen asistencia por correo electrónico, chat en vivo, soporte telefónico (en algunos países) y una base de conocimientos con guías, webinars y tutoriales detallados en vídeo. También tienen una comunidad activa de usuarios donde se pueden compartir dudas y soluciones.
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