Integraciones nativas entre la suite de Zoho y Microsoft 365

A la hora de decidir entre una suite u otra, muchas empresas dudan entre usar los servicios de Zoho o los de Microsoft 365. Pero, ¿sabías que puedes tener lo mejor de ambos mundos totalmente sincronizados? Con un ecosistema Microsoft 365 que supera los 400 millones de usuarios de pago y una base de más de 100 millones de usuarios en Zoho, las integraciones nativas entre ambas suites te permite aumentar la productividad y la eficiencia de tu empresa o negocio exponencialmente y siempre tendrás el control.

¿Qué son las integraciones nativas?

Las integraciones nativas son aquellas integraciones entre suites, plataformas o aplicaciones que no dependen de terceros (es decir, de otras suites, plataformas o aplicaciones).

La sincronización del flujo de trabajo entre Zoho y Microsoft 365 se realiza directamente entre ambas suites, lo cual tiene numerosas ventajas. Además, en BiMind somos partners y consultores de, entre otros, Zoho y Microsoft, por lo que te ayudaremos paso a paso con la integración exitosa de tus servicios.

Ventajas de integrar ambas suites

Al realizarse de forma nativa, la integración entre Zoho y Microsoft 365 tiene múltiples ventajas:

• Esto es lo más importante. Al no conceder acceso a terceras partes, nuestras credenciales y llaves de acceso operarán exclusivamente en el ecosistema de Zoho y Microsoft 365.

• Cuantos más intermediarios hay entre nuestras suites, más probabilidades hay de que se incrementen los tiempos de espera para sincronizar la información. Esto es así porque las aplicaciones externas tienen sus propios tiempos de refresco de datos, que en ocasiones puede alcanzar varios minutos. Por el contrario, la integración nativa entre Zoho y Microsoft 365 es inmediata, y verás los cambios reflejados al momento.

• Zoho y Microsoft 365 se integran de manera bidireccional: los cambios que ejecutes en una suite se verán reflejados en la otra, teniendo los datos totalmente actualizados en ambas plataformas.

• Gracias a los flujos automatizados inmediatos entre las aplicaciones conectadas, se reduce el tiempo de espera, se evita la duplicidad de datos y se eliminan tareas repetitivas.

• La interoperabilidad directa entre Zoho y Microsoft 365 conlleva una mejora en la experiencia de usuario, que se traduce en una mayor productividad y un ahorro de tiempo.

• Las aplicaciones sincronizadas tienen un gran potencial de crecimiento y de incorporación de nuevas características, y ajustan automáticamente el uso de datos y operaciones conforme nuestro negocio necesita mayores recursos, sin interrupción del servicio.

• Tú tienes el control en todo momento, pudiendo establecer diferentes niveles de permisos y roles personalizados para los responsables de distintos departamentos (RR.HH., finanzas, etc.)

Panorama general de la integración de Zoho con Microsoft 365

Zoho y Microsoft 365 han trabajado conjuntamente para integrar de una forma sencilla la compatibilidad entre estas suites. Por eso, la integración nativa entre ambas alcanza un mayor potencial al emparejar aplicaciones dedicadas a tareas similares, en función del área de trabajo que cubren.

Principales integraciones y casos de uso

Según estas áreas funcionales, las integraciones más frecuentes de aplicaciones entre Zoho y Microsoft 365 son:

1. Acceso

• SSO Microsoft Entra ID + Zoho. Comenzamos por el principio: el acceso a las aplicaciones. El inicio de sesión único (SSO, single sign-on, por sus siglas en inglés) permite que el usuario se loguee solo desde Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD), en vez de tener que acceder a cada aplicación por separado. Por tanto, Microsoft se convierte en el proveedor de acceso a las aplicaciones de Zoho. Esto aporta una experiencia de usuario mejorada con una única contraseña (reducción del riesgo humano), aumenta la seguridad con la reducción de accesos no autorizados, aporta mayor trazabilidad y permite establecer condiciones de acceso (geolocalización, etc.).

2. Gestión de correo, contactos y videollamadas

• Zoho Mail + Outlook. Esta integración permite la sincronización entre nuestros contactos y el calendario, además del envío y recepción de correos en ambos entornos. Con esto, conseguimos una gestión unificada del correo corporativo y la agenda.
• Zoho Mail + OneDrive. Se utiliza para gestionar los archivos adjuntos dentro de los correos, lo cual aporta mayor seguridad, control y comodidad sobre la gestión de archivos, ya que no tenemos que descargarlos y volver a añadirlos cada vez que queramos enviarlos. Los archivos, además, no irán como adjuntos sino como enlaces, para que no puedan ser descargados en el futuro si decidimos eliminarlos. Y como destinatarios del correo, podemos configurar filtros con reglas para que los archivos de ciertos correos (por ejemplo, de un remitente específico) se descarguen automáticamente en nuestro almacenamiento de OneDrive (que podemos sincronizar, igualmente, con Zoho WorkDrive).
• Zoho Meeting + Outlook. Esta integración permite realizar y gestionar videoconferencias directamente desde el complemento de Outlook. Los usuarios pueden iniciar reuniones instantáneas («Meet Now») o programadas («Schedule a Zoho Meeting»). Al usar «Meet Now» se crea una reunión al instante y se envía el enlace a los participantes. Con «Schedule a Zoho Meeting», se pueden definir los detalles de la reunión y enviar invitaciones automáticamente a los asistentes, agregándolas también al calendario de Outlook. Es especialmente útil también en los casos de emergencia en los que debemos cambiar una reunión presencial a virtual. Es una integración que facilita la coordinación de videollamadas entre los participantes y que al ser muy intuitiva no requiere una gran formación.

3. Calendario

• Zoho Calendar + Outlook Calendar. Esta integración sincroniza bidireccionalmente los calendarios de Zoho y Outlook en tiempo real, evitando duplicidades y reuniones perdidas. Además, las notificaciones también están integradas, e incluso podemos configurar con qué antelación queremos que se envíen.

4. Gestión documental

• Zoho Sign + Microsoft 365. Esta integración simplifica la gestión de contratos y documentos oficiales con firmas digitales creadas en Zoho en otras aplicaciones de Microsoft 365 como Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate o Copilot (mediante prompts de IA). Un administrador puede añadir contactos por lotes desde Microsoft 365 a Zoho Sign, pudiendo establecer diferentes niveles de permisos. La integración con Microsoft Teams permite añadir, enviar y colaborar en documentos para su firma sin salir de la aplicación. Los usuarios pueden crear plantillas, monitorizar el estado de los documentos y recibir notificaciones automáticas cuando se firman, lo que facilita el trabajo colaborativo entre departamentos como ventas, legal y RR.HH.
  También, gracias al complemento para Microsoft Outlook, podemos firmar documentos o enviarlos para que otros lo firmen directamente desde el email e incluso crear flujos automatizados para las firmas con Microsoft Power Automate. Esto agiliza tareas cotidianas y evita pérdidas de firmas en el ciclo de la gestión documental, e incluso podemos realizarlo directamente en documentos añadidos en OneDrive o SharePoint, manteniendo los archivos centralizados y seguros. Por último, la herramienta también puede integrarse con Microsoft Viva y Copilot para utilizar prompts de inteligencia artificial. Estas son funcionalidades más avanzadas, pero si necesitas ayuda para implementarlas, no dudes en escribirnos.

  

• Zoho WorkDrive + Microsoft 365. La integración entre Zoho WorkDrive y Microsoft 365 (OneDrive / SharePoint) facilita la sincronización y el uso compartido de carpetas y archivos (fotos, documentos, etc.), reflejando los cambios en tiempo real entre ambos espacios de almacenamiento en la nube. Si además activamos el complemento de Microsoft Office que permite gestionar documentos de Word, Excel y PowerPoint online dentro de WorkDrive, podemos conservar los beneficios de edición colaborativa en tiempo real y permisos de la plataforma sin perder las funcionalidades de las aplicaciones de Microsoft.

5. Productividad y ofimática

• Writer / Sheet / Show + Word / Excel / PowerPoint (en línea). Como hemos mencionado, podemos beneficiarnos de la edición colaborativa de documentos editables online de Microsoft Office (Word / Excel / PowerPoint) dentro de Zoho WorkDrive (Writer / Sheet / Show). Esto tiene la gran ventaja de que todos los usuarios conectados al documento verán los cambios en tiempo real, y todos los documentos están sincronizados en ambas suites.

6. Gestión de ventas

• Zoho CRM + Microsoft 365. La integración nativa entre Zoho CRM y Microsoft 365 (especialmente Outlook y Teams) permite sincronizar automáticamente contactos, tareas y eventos del calendario entre ambos sistemas en tiempo real. Por ejemplo, gracias al complemento de CRM en Outlook, podemos añadir leads o contactos directamente a Zoho CRM. Además, la integración de Zoho CRM con Microsoft Teams permite insertar paneles (dashboards) de Zoho CRM como pestañas en Teams​. Y por si fuera poco, también podemos compartir registros de CRM en chats usando extensiones de mensajes.

7. Gestión de proyectos

• Zoho Projects + Microsoft 365.La integración nativa entre ambas suites potencia la gestión de proyectos junto con las herramientas de Office con dos principales funciones: la primera es la importación de usuarios de Office 365 como usuarios del portal de Zoho Projects, automatizando el alta de miembros del equipo con sus respectivas cuentas corporativas. La otra gran funcionalidad de esta integración es la sincronización bidireccional de eventos y tareas de Zoho Projects en el calendario de Outlook.
  Todos los miembros ven de un vistazo sus fechas de entrega y demás citas de los proyectos, pudiendo incluso realizar acciones desde las propias notificaciones gracias a las tarjetas accionables (“Asignar a…”, “Cambiar prioridad”, etc.) sin necesidad de hacerlo desde dentro de Zoho Projects. Y por supuesto, todas las notificaciones se envían inmediatamente con los cambios marcados por los otros miembros del equipo.

   

8. Gestión de campañas de marketing

• Zoho Campaigns + Microsoft 365. Esta integración alinea la infraestructura de contactos y calendario con la ejecución de campañas de marketing de la empresa. Para empezar, podemos importar nuestros contactos desde Office 365. Cualquier contacto puede ser añadido a una o varias listas de suscriptores en Zoho Campaigns automáticamente, sin tener que hacerlo de manera manual (exportando el archivo CSV con los contactos en el origen y volviendo a importarlos en el destino).
  Además, cualquier cambio que realicemos en los contactos se verá reflejado en ambas suites, e incluso podemos realizar sincronizaciones periódicas para tenerlos siempre actualizados. También podemos configurar listas y segmentos para las campañas de acuerdo a nuestras necesidades. Finalmente, podemos registrar los eventos de envío de campañas en el propio calendario de Outlook, lo cual es útil para llevar un control cronológico y coordinar al equipo sin tener que entrar en los informes de Zoho Campaigns.

9. Automatización de flujos

• Zoho Flow + Power Automate. La integración entre las dos suites también puede potenciar bidireccionalmente los procesos automatizados, y ejecutar acciones sin necesidad de intervención manual en ambas suites. Esto ahorra tiempo, simplifica tareas y reduce el riesgo de error humano.

10. Gestión de candidatos y personal

• Zoho Recruit + Microsoft 365. Con Zoho Recruit podemos realizar seguimiento de los candidatos que aplican a un puesto de trabajo, integrando los contactos y el calendario desde Office 365. Podemos sincronizar bidireccionalmente los eventos de Zoho Recruit (entrevistas, etc.) y ver al momento los cambios reflejados en el calendario (por ejemplo, cuando cerramos una cita de entrevista). Además, al ser bidireccional, esta integración crea carpetas dedicadas en Outlook para distinguir contactos y eventos de Recruit.
  También, gracias al complemento de Outlook, los reclutadores pueden añadir candidatos o contactos directamente desde el correo, extrayendo la información desde el correo, y enviando posibles adjuntos (por ejemplo, el CV) a la carpeta dedicada del candidato. Esto trae numerosas ventajas para los reclutadores ya que, gracias a las notificaciones en tiempo real, no se pierden ninguna entrevista o llamadas agendadas con los candidatos, hay mayor control en el proceso de recruiting y se evitan duplicidades de citas en ambas suites.
• Zoho People + Teams / OneDrive. Con Zoho People, cuando estos candidatos se incorporan a la empresa, se integran y se sincronizan con la base de datos de empleados, lo cual simplifica enormemente los procesos de onboarding. Además, gracias al SSO pueden iniciar sesión únicamente desde People y acceder a las aplicaciones de Zoho según los permisos que tengan establecidos.
  Por otro lado, la sincronización entre los calendarios de ausencias permite una rápida gestión por parte de RR.HH., creando eventos de “Fuera de la oficina” y automatizando las respuestas de correo por ausencias. Los supervisores pueden aprobar o rechazar los días solicitados desde el propio correo de Outlook sin necesidad de entrar a Zoho People. Finalmente, la sincronización entre ambas suites también aplica en OneDrive, pudiendo los empleados subir documentos personales que la empresa requiera (documento de identidad, información tributaria, bajas médicas, etc.).

11. Gestión de finanzas

• Zoho Books / Zoho Invoice / Zoho Subscriptions / Zoho Billing + Microsoft 365. Las aplicaciones de gestión financiera de Zoho también tienen integraciones nativas con Microsoft 365, permitiendo la importación de contactos desde Office 365 a estas aplicaciones con un solo clic. Podemos categorizar dichos contactos como posibles clientes, clientes, proveedores puntuales o recurrentes e incluso invitar contactos externos (por ejemplo, socios de finanzas o ventas) para colaborar en las cuentas y aportar documentos al almacenamiento en la nube (Zoho WorkDrive + Microsoft OneDrive integrados). Todas estas funcionalidades son totalmente adaptables al nivel de permisos que queramos establecer según los contactos, desvinculando a esos contactos de dichos servicios en cuanto los damos de baja.

12. Gestión de ayuda para clientes y preclientes

• Zoho Desk + Teams. Zoho Desk es la plataforma de helpdesk de Zoho. La integración permite convertir la atención al cliente en un proceso más ágil: Zoho Desk se integra con Teams para consultar y gestionar tickets desde la pestaña dedicada. Podemos ver los tickets abiertos, cerrados, prioritarios, etc., así como los agentes que están gestionando cada uno. Y como administradores, podemos reasignar tickets, añadir notas públicas o privadas, configurar notificaciones, etc. Incluso se puede integrar un bot de Zoho Desk en Teams para encontrar tickets rápidamente. Esto reduce los tiempos de respuesta, ya que no se pierde tiempo cambiando constantemente entre la aplicación de helpdesk y la de chat.

En la siguiente tabla, te mostramos un resumen de las principales integraciones nativas entre Zoho y Microsoft 365 según el área funcional que cubren:

Casos reales en los que la integración nativa entre Zoho y Microsoft 365 puede reducir el error humano

A continuación, mostramos algunas situaciones muy frecuentes del día a día en las empresas en los que los errores humanos se pueden reducir gracias a la integración nativa entre Zoho y Microsoft 365:

“Me perdí una reunión porque no recibí ninguna notificación”

Con la integración entre Zoho Meeting y Outlook ningún empleado se perderá ninguna reunión, ya que puedes configurar cuántas notificaciones quieres enviar, con cuánta antelación, etc.

“No sabía que tenía que firmar digitalmente este documento”

Gracias a la integración entre Zoho Sign y la suite de Microsoft 365 un administrador puede configurar notificaciones de petición de firma digital de documentos para cada usuario, e incluso automatizar dichas firmas.

“Un cliente potencial nos escribió un correo pidiendo información y nunca le respondimos”

Cuando un usuario que no es cliente escribe un correo pidiendo información, podemos importarlo como posible cliente. La integración entre Zoho Mail y Microsoft 365 puede automatizar esta tarea. Y con Zoho CRM, por ejemplo, podemos añadirlo a un workflow o flujo de trabajo, para enviarle un mensaje de forma automática o añadirle una etiqueta para sincronizarlo automáticamente a una lista de correo en Zoho Campaigns.

“No puedo acercarme a la oficina a llevar la baja médica”

Con la integración nativa de Zoho People y Teams / OneDrive podemos añadir el documento de baja médica (y cualquier otro relevante) directamente para los departamentos de RR.HH. y nuestro supervisor.

Limitaciones y consideraciones

La integración nativa entre aplicaciones y servicios de las suites de Zoho y Microsoft 365 es muy amplia, pero todavía existen algunas limitaciones y consideraciones que debemos tener:

• No todas las aplicaciones y servicios cuentan con una integración nativa entre sí. Antes de integrar dos aplicaciones de diferentes suites es importante considerar aquellas que compartan funcionalidades similares, como podrían ser Zoho Calendar y Outlook Calendar, o Zoho Mail y Outlook. Aun así, la mejor manera de conocer qué aplicaciones no comparten una integración nativa es contactarnos directamente para poder ayudarte adecuadamente con tu caso.
• Muchos usuarios todavía son reticentes a ejecutar integraciones. Todavía existe una percepción de que, al integrar dos suites, se nos puede escapar alguna configuración de privacidad no deseada entre las numerosas opciones y, por este motivo, hay quien todavía prefiere realizar las integraciones manualmente, a la vieja usanza, copiando y pegando datos de una suite a otra. Esto es un error, porque tanto Zoho como Microsoft 365 permiten un control absoluto de la privacidad y de los permisos. Sin embargo, hay casos en los que sí recomendamos ser cuidadosos con los permisos, como por ejemplo entre OneDrive y Zoho WorkDrive, que deben gestionarse cuidadosamente para evitar accesos no autorizados. Consúltanos ante cualquier duda.
• En ocasiones puede existir un solapamiento de funciones. En el caso de algunas aplicaciones y servicios, precisamente por compartir funcionalidades, conviene definir cuál será el sistema principal de automatización. Sucede por ejemplo, en aplicaciones como Power Automate y Zoho Flow.

Conclusión

Al integrar las suites de Zoho y Microsoft 365, podemos tener lo mejor de ambos mundos gracias a las integraciones nativas, sin dependencias de terceros ni cesiones de datos sensibles fuera del ecosistema entre ambas suites.

De entre las numerosas integraciones nativas que existen, aquellas que comparten funcionalidades son las que tienen mayor potencial. La gran ventaja de emplear este emparejamiento es que podemos ver los cambios reflejados en tiempo real en todo momento, y podemos controlar la seguridad y los permisos para cada usuario, con diferentes roles y categorías.

No dudes en contactarnos para ayudarte con cualquier duda que te surja. Somos partners de Zoho y Microsoft, entre otros, y conocemos todas las capacidades de las herramientas de cada suite.

Recursos adicionales

Para terminar, te dejamos algunos recursos que serán muy útiles para ampliar información sobre la integración entre Zoho y Microsoft 365:

• Integración entre Zoho CRM y Microsoft 365. Aprende a integrar una de las plataformas de CRM más utilizadas con Microsoft 365.
• Nuestro newsletter. Mantente al día con las últimas novedades directamente en tu correo.
• Este webinar, donde profundizamos acerca de las integraciones nativas entre Zoho y Microsoft 365: