WhatsApp es una fuente de información valiosísima sobre las necesidades de los clientes. Si estamos usando Ringover, el software profesional de telefonía empresarial y centro de contacto omnicanal en la nube, la integración se vuelve imprescindible.
No obstante, tal vez estamos gestionando la relación con nuestros clientes a través de un potente software en la nube como es Zoho CRM, y también deseamos integrar WhatsApp para alimentar los datos sobre nuestros clientes.
Entonces, surge la duda: ¿qué es más recomendable? ¿Integrar WhatsApp a través de Ringover o usarlo mediante la integración oficial de Zoho? Esta es una cuestión muy frecuente entre profesionales del marketing y ambas opciones tienen sus ventajas, siendo cada caso más recomendable que otro según el escenario donde operamos.
¿Qué opción elegir según tu caso?
Volvamos a recordar la gran cuestión que nos ocupa en este artículo:
La respuesta es sencilla: ambas opciones son válidas, y la gran diferencia está determinada por el tipo de negocio y el ámbito donde operas con tu equipo:
- Si operas principalmente en una central de comunicaciones omnicanal: integra WhatsApp a través de Ringover.
- Si operas principalmente en un CRM como Zoho CRM: utiliza WhatsApp a través de la integración nativa de Zoho.
¿Qué tienen en común las dos opciones?
Integrar WhatsApp Business tanto en Zoho CRM como en Ringover tiene como propósito principal unificar y centralizar las comunicaciones con los clientes, permitiendo gestionar chats sin salir de la plataforma y vincular los mensajes al perfil de cada contacto para un seguimiento óptimo.
Es importante entender que ambas herramientas cumplen funciones distintas:
- Ringover está pensado para gestionar conversaciones.
- Zoho CRM está pensado para gestionar clientes y procesos.
WhatsApp Business integrado en Ringover
Aquí es donde empiezan las diferencias. Para Ringover, WhatsApp Business es un canal más dentro de su plataforma omnicanal de comunicaciones (telefonía, SMS, Messenger, Instagram, etc.). Todos ellos alimentan el CRM, priorizando la gestión centralizada de conversaciones.
WhatsApp Business integrado en Zoho CRM
El enfoque de Zoho CRM es ligeramente diferente: la integración de WhatsApp Business se realiza de forma nativa, para potenciar la gestión comercial, las automatizaciones y el seguimiento de los clientes, aprovechando todas las capacidades de Zoho CRM, sumado a la información recabada por la integración de WhatsApp Business.
WhatsApp a través de Ringover: el canal dentro de tu central de comunicaciones
Como ya hemos comentado, para Ringover, WhatsApp es un canal más de comunicación (uno muy potente, eso sí). Además de WhatsApp, también integra otros canales como Messenger, Instagram, SMS, telefonía, etc. Todo suma, y gracias a todas estas integraciones, se construye un potente centro de contacto omnicanal.
Cómo funciona la integración de WhatsApp en Ringover
La integración de WhatsApp en Ringover se basa en conectar tu cuenta de Meta Business, verificar el número de teléfono y completar la configuración desde la propia plataforma.
Una vez activado, podrás gestionar WhatsApp junto con llamadas, SMS y otros canales desde una única interfaz.
Posteriormente, deberás completar la integración desde la interfaz de Ringover:
- Ve a “Integraciones” en la sección Marketplace del menú del dashboard, pulsa “WhatsApp” y luego “Activar”.
- Haz clic en el botón “Continuar con Meta” para iniciar el proceso de autenticación.
- Elige un portafolio de Meta Business existente o crea uno nuevo ingresando el nombre de tu empresa, sitio web y país.
- Elige una cuenta de WhatsApp Business existente o selecciona “Crear una cuenta de WhatsApp Business” (si has seguido los requisitos previos, ya deberías tener una cuenta).
- Introduce el nombre de visualización de tu WhatsApp Business (el que verán tus clientes) y selecciona la categoría de tu negocio. Asegúrate de que el nombre coincida con tu marca y cumpla con las directrices de Meta.
- Haz clic en “Agregar un nuevo número” e introduce el número de Ringover exacto que deseas registrar.
- Meta te proporcionará un código de seguridad para comprobar que eres tú quien está configurando la cuenta. Introdúcelo y sigue las indicaciones para completar la configuración.
¡IMPORTANTE! Recuerda que la verificación al asociar tu número de Ringover con tu cuenta de WhatsApp Business puede tardar alrededor de una semana.
Cuando hayas completado con éxito el proceso, podrás gestionar desde una misma interfaz llamadas, SMS, WhatsApp, Instagram y Facebook Messenger.
Ventajas de integrar WhatsApp en Ringover
Las ventajas de integrar WhatsApp con Ringover son muy numerosas. Destacamos estas:
- Comunicación omnicanal inmediata. Tus agentes atenderán directamente con voz y WhatsApp sin cambiar de herramienta (por ejemplo, pudiendo enviar documentos por WhatsApp y preguntándole al cliente si lo ha recibido).
- Facturación por interacción. El servicio se paga según el volumen de mensajes, llamadas o conversaciones gestionadas en lugar de una tarifa fija por usuario. Esto permite transparencia y control total sobre la facturación.
- Números compartidos por el equipo. Gracias a esto, varios agentes de tu equipo pueden emitir y recibir llamadas desde una misma línea telefónica o centralita, lo cual facilita el trabajo colaborativo.
WhatsApp con la integración oficial de Zoho: el canal dentro de tu CRM
La integración nativa de WhatsApp Business con el ecosistema de Zoho es sencillísima, y el proceso de enriquecimiento de contactos es inmediato. Además, gracias a todas las automatizaciones que permite Zoho CRM, podemos construir una relación con nuestros clientes muy versátil, para luego aplicar campañas específicas segmentadas en Zoho Campaigns.
Cómo funciona la integración de WhatsApp en Zoho
La integración de WhatsApp en Zoho CRM es nativa y se realiza conectando tu cuenta de Meta Business con el CRM. Una vez activada, podrás enviar y recibir mensajes directamente desde los registros de clientes, mantener el historial y automatizar acciones dentro de tus procesos comerciales.
Puedes realizar la integración desde Zoho CRM. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión como administrador en tu cuenta de Zoho CRM.
- Accede a “Configuración” > “Canales” > “Mensajería empresarial”.
- Debajo de WhatsApp, haz clic en “Detalles” > “Integrar”.
- Se abrirá una ventana de autenticación de Facebook. Si no estás logueado, hazlo para otorgar los permisos necesarios.
- Selecciona tu cuenta de WhatsApp Business (dando por hecho que cumples los requisitos previos anteriormente mencionados) y verifica el número de teléfono.
- Configura tus preferencias (perfil y usuarios asignados) y haz clic en “Guardar”.
¡IMPORTANTE! Requiere planes superiores de CRM y un número exclusivo no asociado previamente a una app personal de WhatsApp o WhatsApp Business móvil.
Si prefieres realizar la integración desde Zoho Desk, sigue estos pasos:
- Inicia sesión como administrador en tu cuenta de Zoho Desk.
- Haz clic en el icono de “Configuración” (icono de engranaje) de la barra superior.
- En el menú izquierdo, bajo la sección “Canales”, selecciona “Mensajería instantánea”.
- Haz clic en “Configurar” junto al servicio de mensajería que deseas conectar (en este caso, WhatsApp).
- Se abrirá una ventana de autenticación de Facebook. Si no estás logueado, hazlo para otorgar los permisos necesarios.
- Sigue las instrucciones para vincular tu cuenta de WhatsApp Business API.
Ventajas de integrar WhatsApp en Zoho
Las ventajas de integrar WhatsApp con Zoho son muy numerosas. Destacamos estas:
- Enriquecimiento de contactos. Cada conversación queda ligada a la ficha de lead, contacto o negocio.
- Ahorro de tiempo. Automatizaciones dentro del CRM. Permite crear workflows y secuencias para seguimiento comercial y atención al cliente.
- Adaptación al usuario. Cadencias que combinan WhatsApp, email y llamadas.
Ringover vs Zoho para WhatsApp: comparativa punto por punto
Integrar WhatsApp Business con Ringover o con Zoho CRM eleva a otro nivel la comunicación con tus clientes. Aquí te dejamos una pequeña tabla resumen de algunas características en ambas plataformas:
| Característica | Integración en Ringover | Integración en Zoho CRM |
|---|---|---|
| Enfoque principal | Comunicación omnicanal y atención multicanal. | Ventas, soporte y automatización desde Zoho CRM. |
| Dónde se gestiona | Desde el propio panel de Ringover. | Desde el propio panel de Zoho CRM. |
| Automatizaciones | Limitadas al contexto de mensajería. | Muchas opciones (workflows, blueprints, secuencias, etc.) |
| Tipo de integración | Integrado en plataforma omnicanal de Ringover. | Integración nativa dentro de Zoho CRM. |
| Modelo de facturación
(IMPORTANTE: Las tarifas exactas pueden variar según el país donde reside el cliente en el caso de Ringover) |
Licencia de Ringover + Meta cobra un precio por cada conversación de 24 horas, dividida en 4 categorías:
● Servicio (Atención al cliente): se activa cuando el cliente te escribe primero. Los primeros 1.000 son gratuitos cada mes. |
Licencia de Zoho CRM + Ventana de 24 horas de WhatsApp Business: Cada vez que se abre un chat, se paga una tarifa fija según el tipo de conversación. Dentro de esas 24 horas, puedes enviar y recibir mensajes ilimitadamente sin costos extra. |
| Propiedad / portabilidad del número | El número principal siempre será tuyo, y puedes portarlo a otro proveedor con tecnología VoIP. | El número principal es el que añadiste a tu cuenta de WhatsApp Business |
| Planes necesarios | En el caso de Ringover, necesitarás Ringover Business (o el plan Advanced), y el add-on de Comunicación Omnicanal. | Para poder operar correctamente con Zoho CRM, necesitarás usar uno de estos planes: Profesional, Empresa o Ultimate. |
| Tipo de negocio ideal | Atención al cliente, soporte, contact center. | Ventas, Customer Success, marketing. |
Cuándo elegir cada opción según tu tipo de negocio
Elige Ringover si:
- Tu equipo gestiona llamadas y WhatsApp a diario.
- Necesitas centralizar varios canales en una sola herramienta.
- Operas en soporte o atención al cliente.
Elige Zoho CRM si:
- Gestionas clientes desde un CRM.
- Necesitas seguimiento comercial y automatización de procesos.
- WhatsApp forma parte del proceso de ventas o postventa.
Casos en los que Ringover encaja mejor
Al ser una plataforma de telefonía y comunicaciones empresariales en la nube (VoIP), Ringover integra las interacciones por WhatsApp como un canal más, operando bajo una filosofía de comunicación omnicanal donde el cliente está permanentemente atendido en una sola interfaz.
Está especialmente diseñada para call centers, equipos de soporte y negocios con alto volumen de llamadas.
Casos en los que la integración de Zoho es la mejor opción
Zoho es una suite de aplicaciones de productividad empresarial en la nube que, además de Zoho CRM, incluye otras como Zoho Campaigns, Zoho Sign y un largo etcétera.
Si nuestro negocio opera principalmente con equipos de ventas y marketing, la integración facilita que cada conversación quede inmediatamente ligada a la ficha de lead, contacto o negocio, pudiendo aplicar automatizaciones según nuestros segmentos.
Cuándo tiene sentido combinar ambas
Es importante tener en cuenta que Ringover no sustituye a un CRM, sino que lo complementa. Del mismo modo, Zoho CRM no sustituye a una plataforma de comunicaciones, sino que organiza y estructura la información de los clientes.
Independientemente de si gestionas un gran volumen de llamadas en un escenario omnicanal, si todos esos datos sirven finalmente para alimentar contactos en una base de datos de CRM, tiene sentido combinar la integración de WhatsApp con Ringover y con Zoho CRM. Como hemos dicho arriba, todo suma. Y más aún si tienes pensado ejecutar posteriores campañas. Por ejemplo:
- Ofrecer descuentos a los clientes que más veces hayan respondido al teléfono.
- Ofrecer un cupón de descuento a los clientes en la semana de su cumpleaños.
Si lo deseas, puedes comenzar a explorar las posibilidades de la integración de Ringover en Zoho CRM y plantearte la futura integración de WhatsApp Business en una u otra (o ambas) plataformas.
Preguntas frecuentes
Te dejamos unas preguntas frecuentes sobre la integración de WhatsApp Business en Ringover y/o en Zoho.
¿Puedo usar el mismo número en las dos?
No es recomendable. Al usar el mismo número de forma nativa en ambas plataformas, pueden surgir conflictos debido a las limitaciones de los webhooks de WhatsApp.
¿Necesito la API oficial en ambos casos?
Sí, es totalmente necesario. La API está proporcionada por Meta y sin ella no puedes hacer que ambas aplicaciones se comuniquen entre sí.
¿Cuál es más rápido de poner en marcha?
Los requisitos previos para ambas integraciones son los que más tiempo pueden llevar y básicamente son comunes para ambas opciones. Dependiendo del caso, incluso Meta puede pedirte documentos de propiedad de tu empresa durante el proceso.
Conclusión
En definitiva, la mejor opción no depende de la herramienta, sino de cómo trabaja tu equipo.
- Si tu operativa gira en torno a la comunicación, Ringover es el aliado ideal.
- Si tu operativa gira en torno a la gestión de clientes y procesos comerciales, Zoho CRM es la mejor elección.
Y en muchos casos, combinar ambas soluciones es la estrategia más potente.
En BiMind somos partners de Ringover y Zoho. ¿Necesitas ayuda para integrar WhatsApp Business?
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