Indudablemente, el teléfono es el principal medio de contacto para muchos clientes, un segmento muy especial que a veces ni siquiera leen los correos electrónicos. Entonces la cuestión es: ¿cómo crear un registro automático de llamadas de tus clientes y transferir el contenido a una base de datos que tu CRM pueda gestionar con el resto de clientes? La solución es el tándem perfecto de Ringover con Zoho CRM y su integración de telefonía VoIP que te va a hacer la vida mucho más fácil.
¿Por qué integrar tu sistema de telefonía VoIP con Zoho CRM?
Mantener la telefonía y el CRM en compartimentos estancos te llevará irremediablemente a la pérdida de datos. Por eso, cuando integras tu telefonía VoIP, eliminas el error humano y aseguras que cada minuto de conversación, y el sentimiento del interlocutor, quede documentado. En BiMind, como expertos en la implementación de Zoho CRM, hemos comprobado que las empresas que unifican sus canales de comunicación logran una visión completa de sus leads mucho más precisa y real.
Zoho CRM integrado con Ringover
Beneficios de conectar Ringover con Zoho CRM
Cuando cambias el chip y pasas de “hacer llamadas” a “gestionar relaciones con clientes”, entiendes todo el potencial de la integración entre Ringover con Zoho CRM. Ringover, además, se integra perfectamente con la interfaz de Zoho CRM, haciendo que la experiencia de usuario sea fluida y que el equipo se sienta mucho más cómodo.
Sincronización automática de contactos, leads y llamadas
La sincronización de contactos se refleja en ambas plataformas en tiempo real. Además, para mayor comodidad, puedes realizar y recibir llamadas a través de la app para móvil de Ringover. En cuanto recibes una llamada de un número nuevo o tú realizas una llamada, los datos se sincronizan entre ambas plataformas.
- Si el contacto ya existe en Zoho CRM, Ringover lo reconoce al instante y se muestra la información de quién está al otro lado del teléfono.
- Si el contacto es nuevo, puedes configurarlo para que se cree automáticamente como un lead o contacto, ahorrando minutos valiosos en cada gestión.
Llamadas en un clic (Click-to-Call) sin salir de Zoho
Olvídate de marcar números en tu centralita virtual. Con la función Click-to-Call, solo tienes que pulsar sobre el icono del teléfono al lado del número de tu cliente dentro de Zoho CRM. La llamada se lanza automáticamente a través de Ringover, y si lo deseas, también tienes otras opciones directas como transferir llamadas, grabarlas (esta función puede desactivarse por motivos legales y/o corporativos, como veremos en detalle más adelante), compartir la llamada con otra persona, agregar notas y etiquetas.
Ventana emergente (pop-up) con historial y datos del cliente
Cuando suena el teléfono, aparece una ventana emergente en tu pantalla con el nombre del cliente y un acceso directo a su ficha de Zoho. Antes de pronunciar una sola palabra, ya sabrás quién llama, qué fue lo último que compró o si tiene un ticket de soporte abierto en un solo vistazo a este pop-up de llamadas.
Grabación, transcripción y análisis de llamadas con IA
Gracias a las capacidades avanzadas de Ringover, si la legislación de tu país o las políticas de tu empresa lo permiten, todas tus llamadas pueden quedar grabadas (previo aviso al cliente mediante una locución) y vinculadas directamente a la ficha del contacto en Zoho CRM. Pero lo mejor es el uso de la inteligencia artificial para transcribir las charlas y analizar sentimientos o palabras destacadas. De hecho, la integración de Zoho CRM con Zia, la IA de Zoho es un recurso excelente para hacer coaching con tu equipo con casos reales y mejorar el discurso de ventas.
Registro centralizado de mensajes SMS y conversaciones de WhatsApp
La comunicación actual va mucho más allá de la voz. Por eso, la integración de Ringover con Zoho CRM permite que los SMS y los mensajes de WhatsApp gestionados a través de Ringover aparezcan en el historial de actividades de Zoho CRM. Así, cualquier compañero que consulte la ficha del cliente sabrá exactamente qué se le ha dicho por escrito, evitando contradicciones, y podrá visualizar en un timeline todas las actividades telefónicas (llamadas y SMS) y sus detalles (el emisor y el receptor de la llamada y/o mensaje, la duración, los intentos de conexión, etc.) vinculados con dicho cliente.
Automatización de flujos de trabajo y mejora de la productividad comercial
Al tener los datos de llamadas dentro de Zoho CRM, puedes disparar flujos de trabajo automáticos como los que permite configurar la aplicación. Por ejemplo, puedes configurar que, tras una llamada no respondida, se cree una tarea de seguimiento automática o se envíe un correo electrónico de “Hemos intentado contactarte, te llamaremos dentro de dos horas”. Esta automatización de tareas comerciales asegura que ninguna oportunidad se pierda.
Requisitos previos para realizar la conexión
Antes de lanzarte a la configuración, asegúrate de cumplir con unos mínimos.
- Tener una cuenta administrativa o técnica en Ringover (preferiblemente un plan Business o Advanced).
- Tener una cuenta de Zoho CRM con permisos de administrador.
- Tener acceso a la configuración de integraciones en ambas plataformas.
- Descargar y activar la extensión adecuada de Ringover para tu navegador (Chrome, Firefox, Safari).
- Tener los usuarios correctamente sincronizados en ambos sistemas.
Cómo integrar Ringover con Zoho CRM paso a paso
Ahora sí, entremos de lleno en la integración de Ringover con Zoho CRM. Es un proceso bastante intuitivo que no te llevará más de unos minutos, y no necesitas tener conocimientos técnicos avanzados ni picar código.
Paso 1: Búsqueda y activación desde el dashboard de Ringover
Desde el panel de Ringover, dirígete a Dashboard > Store > Integraciones. Busca “Zoho CRM” y haz clic en “Activar”. En ese momento, un asistente seguirá guiándote en los pasos.
Paso 2: Conexión de cuentas y aceptación de permisos
A continuación, ingresa tus credenciales de inicio de sesión de Zoho, si no estás logueado ya. Si hay varias opciones, selecciona la organización que deseas integrar con Ringover.
Ahora deberás aceptar los permisos para que Ringover pueda leer y escribir datos en tu CRM (como por ejemplo crear actividades o consultar contactos). Es un proceso totalmente seguro y necesario para que la sincronización sea bidireccional.
Paso 3: Configuración y personalización de los ajustes de sincronización
De nuevo en el panel de Ringover, dirígete a Dashboard > Store > Integraciones y haz clic en “Configurar” junto a Zoho CRM. Selecciona las opciones del checklist que deseas configurar, ¡y ya estaría todo!
¿Qué hacer si falla la sincronización de contactos?
Si detectas problemas en la sincronización de datos y contactos, revisa lo siguiente:
- Permisos de usuario en Zoho CRM.
- Prefijo internacional exacto del número de teléfono.
- Configuración de la integración en Ringover.
- Coincidencia de campos entre ambas plataformas.
- Estado de la conexión (si ha caducado la autenticación).
En muchos casos, reconectar la integración o revisar los permisos soluciona el problema.
Conclusión
La integración de Ringover con Zoho CRM es el paso definitivo para profesionalizar tu departamento comercial. Eliminas tareas repetitivas, evitas la duplicidad de contactos, centralizas la información para que tu equipo de ventas se centre en lo que de verdad importa: cerrar contratos y cuidar a los clientes.
Si necesitas ayuda para exprimir al máximo estas herramientas, en BiMind estamos listos para acompañarte en el proceso. Si ese es tu caso, empieza por este webinar donde te contamos más sobre las funcionalidades de Ringover y su integración con Zoho CRM:
Preguntas Frecuentes
A continuación, te dejamos unas preguntas frecuentes sobre la integración de Ringover con Zoho CRM:
¿Qué pasa si la llamada se hace a un número NO registrado en Zoho?
En ese caso, la llamada quedará registrada en Ringover, pero no en Zoho CRM. En el momento que creemos el contacto, se sincronizará automáticamente y podremos acceder a todas las funciones de Ringover para ese contacto (transcripción, resumen, etc.)
¿Se puede desactivar la función de grabar llamadas?
Sí. Y si la legislación en tu país o tu empresa no permite la grabación de llamadas, Ringover permite tener un resumen de la llamada sin necesidad de grabarla, lo cual aporta una capa extra de cumplimiento de seguridad y protección de datos. Las grabaciones se pueden configurar a nivel usuario, grupo o empresa, según las políticas del país y/o la empresa.
¿Cada usuario tiene un número asignado?
Sí. Cada licencia de Ringover tiene un número de usuario asignado según la región. Si queremos añadir más, la legislación de cada país determinará el precio por número.
¿Es posible integrar también WhatsApp y SMS?
Sí, Ringover permite gestionar estos canales y centralizarlos dentro de Zoho CRM. En el caso de WhatsApp, ten en cuenta que necesitas una cuenta de WhatsApp Business.
¿Necesito ser un experto en Zoho CRM para integrarlo con Ringover?
El proceso es muy intuitivo. De todas formas, si quieres ampliar conocimientos, te recomendamos nuestra guía sobre Zoho CRM.
¿Cómo acompaña BiMind a mi empresa durante todo el proceso?
Te ayudamos desde la implantación inicial hasta la puesta en marcha, integración con tus herramientas y formación del equipo. Además, ofrecemos soporte continuo para garantizar que Ringover se adapta a tu operativa y crece con las necesidades de tu organización.
¿Es mejor usar WhatsApp a través de Ringover o usarlo mediante la integración oficial de Zoho?
Ambas opciones son válidas, y la solución dependerá de tu caso. Conoce nuestra guía de integración de WhatsApp con Ringover o Zoho.
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