Zoho Books permite trabajar con el sistema Verifactu en España a través de B2BRouter. Aunque la documentación oficial de la plataforma está disponible en su web, a menudo carece de elementos visuales y contexto práctico. Por eso, desde BiMind, como Partner certificado de Zoho, hemos preparado esta guía definitiva: un manual claro, visual y ordenado para que realices la configuración por tu cuenta, optimices tu gestión y afrontes el cumplimiento fiscal de tu empresa con garantías.
El triple marco legal de la facturación electrónica en España
Para entender por qué conviene preparar tus sistemas de gestión con tiempo, es fundamental comprender cómo se cruzan las tres normativas vigentes que regulan la fiscalidad digital y que exigen que tu software sea «legal por diseño»:
- Ley Antifraude (Ley 11/2021): Centrada en garantizar la integridad de los sistemas informáticos. Prohíbe de forma tajante el software de «doble uso» (programas que permiten llevar contabilidades paralelas o modificar/borrar facturas emitidas sin dejar rastro). Operar con un sistema no certificado puede acarrear sanciones graves de hasta 50.000 €.
- Reglamento VeriFactu (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024): Define los requisitos técnicos de los programas de facturación. Obliga a generar un Registro Informático de Facturación (RIF), incluir códigos QR, huellas digitales y un sistema de encadenamiento Hash (una especie de blockchain fiscal donde cada factura enlaza con la anterior) que se envía automáticamente a la Agencia Tributaria (AEAT).
- Ley Crea y Crece: Dirigida al ámbito comercial B2B entre empresas y autónomos. Obliga al uso de la factura electrónica en formatos estructurados (como XML o Peppol) para mejorar la eficiencia y vigilar los plazos de pago para combatir la morosidad.
El Estándar ICALTI: La armadura de Zoho Books
La AEAT exige que los registros cumplan estrictamente con las siglas ICALTI. Gracias a su arquitectura Cloud Nativa en servidores europeos, Zoho Books garantiza de forma automática estos pilares:
- Integridad y Conservación de todos los datos fiscales durante el plazo legal.
- Accesibilidad y Legibilidad inmediata de los registros ante cualquier inspección.
- Trazabilidad absoluta a través de un registro de eventos inmutable (Audit Trail).
- Inalterabilidad del dato: una vez generado el código de envío, la factura se bloquea.
¿Existen excepciones? Sí. El sistema VeriFactu no es obligatorio para las empresas que ya están acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información), ni para aquellas con domicilio fiscal en los territorios forales (País Vasco y Navarra), las cuales se rigen por sus propios sistemas como TicketBAI.
¿Hay limitaciones actuales? Sí. A día de hoy, la conexión de Zoho Books con VeriFactu no cubre los impuestos IGIC (Canarias) ni IPSI (Ceuta y Melilla). Zoho ya está trabajando activamente para contemplar esta situación. Si tu empresa opera con ellos, escríbenos y te informaremos en cuanto haya novedades.
1. Alta en B2Brouter: Adquisición de la licencia y activación
Antes de poder emitir facturas electrónicas conformes a VeriFactu desde Zoho Books, es imprescindible contar con una cuenta activa en B2Brouter.
¿Por qué es necesario B2Brouter? Actualmente, Zoho Books no dispone de una conexión directa nativa con los servidores de la AEAT en España. Por ello, utiliza a B2Brouter como plataforma homologada y Colaborador Social de la Agencia Tributaria. Actúa como el nodo seguro encargado de firmar digitalmente, estructurar y transmitir las facturas con total validez jurídica.
Antes de comenzar, regístrate en B2Brouter mediante su plataforma oficial. Recuerda que para cumplir con VeriFactu debes activar el conector antes de pasar a Zoho.
Una vez completado el registro en B2Brouter, sigue estos pasos:
- Accede al menú Configuración.
- Selecciona el apartado Verifactu.
- Pulsa en “Quiero activar Verifactu”.
- Haz clic en Continuar.
Activación de VeriFactu en B2Brouter
- Una vez se refresque la página, selecciona la opción: “Autorizo a B2Brouter como Colaborador Social de la AEAT”.
- Finalmente, pulsa Activar Verifactu.
Activar Verifactu
Cuando este proceso esté completo, el servicio estará operativo en el nodo y podrás continuar con la parametrización dentro de tu ERP financiero.
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Volumen de Facturación Anual
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2. Configuración del módulo VeriFactu en Zoho Books
Zoho Books permite adaptar con sencillez todos los procesos contables y fiscales a la normativa española. El proceso de vinculación se divide en tres pasos clave:
Paso 1: Configurar el número de registro de impuesto
Para que los datos maestros de tu empresa sean válidos ante la AEAT, accede a Zoho Books e ir a:
Configuración → Impuestos y cumplimientos → Ajustes de impuestos
En la sección Número de registro de impuesto:
- Escribe ES como etiqueta.
- Introduce tu NIF/CIF de la empresa como identificador tributario.
Paso 2: Activar el módulo de facturación electrónica VeriFactu
En algunas cuentas de última generación, este módulo aparece activo de forma automática. Si no es tu caso, deberás habilitarlo manualmente desde el panel principal:
- Dirígete al Inicio / Dashboard de Zoho Books.
- Localiza el recuadro informativo de actualizaciones fiscales.
- Haz clic en el botón “Enable VeriFactu”.
Paso 3: Conectar Zoho Books con B2Brouter vía API
Una vez activo el módulo, ve a Configuración → VeriFactu dentro de Zoho Books y haz clic en “Conectar a B2Brouter”.
El sistema te solicitará tres credenciales técnicas:
- Project Identifier
- API Key
- Signature
Para extraer estos datos, abre una pestaña en tu cuenta de B2Brouter y haz lo siguiente:
- Para el Project Identifier y la API Key: Ve al apartado Desarrolladores → pestaña API Key. Copia el valor de Identificadores de cuentas (este corresponde al Project Identifier en Zoho) y copia el token de la API Key. Pégalos en sus respectivos campos en Zoho Books.
- Para el campo Signature (Firma): Este parámetro requiere un flujo inverso utilizando Webhooks. Copia la URL de conexión que te facilita la pantalla de Zoho Books. En B2Brouter, dentro de Desarrolladores → pestaña Webhooks, pega esa URL en el campo correspondiente. El sistema generará automáticamente una Clave de firma. Pulsa en “Mostrar clave”, cópiala y pégala en el campo Signature de Zoho Books.
Importante: En el apartado de Eventos dentro de la configuración de Webhooks en B2Brouter, asegúrate de dejar marcada la opción: «Cambios de estado de las declaraciones de impuestos». De lo contrario, Zoho Books no recibirá las actualizaciones de estado de la AEAT.
Una vez introducidos los tres datos en Zoho Books, pulsa en Guardar. La conexión quedará establecida y tu sistema estará blindado y listo para el envío automático.
3. Guía de Uso: Cómo generar, emitir y enviar facturas
Una vez completada la configuración de Zoho Books y la activación de VeriFactu a través de B2Brouter, llega el momento de poner en marcha el proceso de emisión de facturas electrónicas conforme a la normativa vigente.
En esta sección encontrarás una guía práctica y detallada para generar tus facturas de venta, tanto habituales como recurrentes, y aprenderás a gestionar correctamente su envío a VeriFactu y la Agencia Tributaria.
Además, te explicamos cómo crear y emitir notas de crédito y facturas rectificativas, cubriendo todos los escenarios habituales en la gestión contable diaria. Sigue estos pasos para asegurar que cada documento cumple con los requisitos legales y se procesa de forma segura y automatizada.
Cómo generar facturas de venta habituales
Elige el método de creación que mejor se adapte a tu operativa diaria. Zoho Books contempla tres vías:
Creación por conversión de orden de venta
Desde el menú de ventas, selecciona la Orden de Venta aprobada que deseas facturar y haz clic en la opción “Convertir en factura”.
Conversión de una orden de venta en factura
Revisa los datos fiscales del cliente y selecciona “Guardar como borrador”.
Creación de facturas desde cero
Ve al módulo de ventas → Facturas → Nuevo. Rellena los campos del cliente, artículos e impuestos y haz clic en “Guardar como borrador”.
Facturas recurrentes y automatizadas
Si tienes flujos automatizados (o utilizas Zoho Billing), las facturas periódicas se generarán en estado Borrador automáticamente el día programado.
El proceso de envío a VeriFactu (Reporte a la AEAT)
Envío de factura a VeriFactuUna vez que la factura está en estado Borrador, selecciona el documento y haz clic en el botón “Push Invoice”.
- El sistema mostrará una alerta legal indicando que, una vez enviado el documento a VeriFactu, este no podrá ser editado ni eliminado bajo ninguna circunstancia (cumpliendo la Ley Antifraude).
- Si los datos son correctos, confirma pulsando de nuevo “Push Invoice” y la información se transmitirá en milisegundos a Hacienda.
🛠️ Nota técnica (Aviso de traducción): Actualmente existe una errata visual en la traducción de la interfaz de Zoho. En ocasiones, tras un envío exitoso, puede aparecer un mensaje emergente de texto que dice “El envío de Invoice a AEAT ha fallado”. Si el recuadro aparece en color verde y la factura muestra el código QR impreso, el envío es correcto y ha sido procesado por la AEAT sin incidencias.
Por último, recuerda que la factura seguirá internamente en estado «Borrador» para tu cliente. Para que le llegue a su buzón, deberás hacer clic en “Enviar factura”, momento en el que cambiará al estado definitivo de «Enviado». En total realizas dos acciones de envío independientes: una de validación fiscal (a la AEAT) y otra comercial (al cliente).
Gestión de notas de crédito y facturas rectificativas
Bajo la normativa VeriFactu, cualquier error en una factura ya enviada no se puede corregir editando el documento original; se debe solucionar mediante la emisión de documentos rectificativos vinculados. Zoho Books gestiona los tres escenarios habituales:
Crear nota de crédito estándar
Desde la factura inicial ya enviada, haz clic en “Crear nota de crédito”. Modifica o confirma los saldos y pulsa Guardar.
Para reportarla a Hacienda, el proceso es idéntico al de las facturas: haz clic en el botón “Push credit note”. Tras el envío correcto, aparecerá su código QR y la factura original quedará saldada o cancelada en tu contabilidad.
Facturas de corrección
Si necesitas rectificar por diferencias en importes o datos, abre la factura original enviada y selecciona “Crear factura de corrección”.
El sistema generará en paralelo y de forma automática dos documentos: una Factura de Abono (por el total original) y una nueva Factura Rectificada con los datos corregidos.
Ambas deben ser firmadas y enviadas individualmente a VeriFactu a través de sus respectivos botones de envío.
Facturas de cancelación absoluta
Si la transacción ha sido un error total, selecciona la opción “Cancelar” en la factura original en estado enviado. Indica la fecha del movimiento y el motivo de la anulación.
Zoho Books creará automáticamente una nota de crédito en estado Cerrado que deberás reportar a la AEAT utilizando la opción de envío VeriFactu correspondiente.
Conclusión y próximos pasos
La integración de VeriFactu en Zoho Books a través de B2Brouter convierte una obligación fiscal en un proceso automatizado que aporta seguridad y trazabilidad total a tu negocio. Elimina los errores manuales, asegura la trazabilidad del dato y garantiza que tu empresa cumple al 100% con los plazos de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
Si utilizas la suite de Zoho, no necesitas cambiar de ERP contable ni realizar costosos desarrollos a medida. Si tienes cualquier duda técnica o necesitas asistencia personalizada de un consultor experto para conectar tus APIs de forma segura, en BiMind estamos a tu disposición para ayudarte en cada paso.
Preguntas Frecuentes sobre VeriFactu y Zoho Books
¿Es obligatorio el uso de VeriFactu actualmente?
Hacienda anunció el pasado 5 de noviembre del 2026 que aplaza la obligatoriedad de Verifactu hasta octubre de 2028, a la espera de su publicación definitiva. No obstante, los entornos de producción y conexión con la AEAT ya están completamente operativos. Adaptar tu sistema de forma anticipada evita sanciones de última hora y prepara la infraestructura de tu pyme con calma.
¿Se puede seguir utilizando Excel o Word para emitir facturas?
No es recomendable. El uso de plantillas de Excel, Word o herramientas similares es completamente ilegal bajo el marco de la Ley Antifraude, ya que estos formatos permiten modificar, alterar o eliminar registros de venta de forma libre y sin dejar logs de auditoría, lo que expone al negocio a multas graves de hasta 50.000 €.
¿Es obligatorio usar B2Brouter para conectar Zoho Books con VeriFactu?
Sí. Zoho ha delegado la homologación de la firma delegada, la generación de la huella digital (Hash) y la interconexión con la Sede Electrónica de la AEAT en España en la plataforma B2Brouter. Actualmente es el único conector certificado y habilitado para la suite financiera de Zoho.
Si me quedo momentáneamente sin conexión a Internet, ¿puedo seguir facturando?
Sí. Zoho Books y el protocolo VeriFactu contemplan los cortes de red. El sistema generará el Registro Informático de Facturación (RIF) de forma local resguardando su inalterabilidad y su código de encadenamiento Hash. En el momento en que se restablezca el servicio de Internet, los documentos acumulados se transmitirán de manera diferida a la AEAT manteniendo su total validez legal.
Si activo el conector hoy, ¿se enviarán inmediatamente las facturas a la AEAT?
Sí. Desde el preciso instante en que guardas las credenciales de la API y la firma (Signature), cualquier factura a la que apliques la acción Push Invoice se comunicará en tiempo real y quedará registrada en el histórico fiscal de la Agencia Tributaria de forma inalterable.
¿Puedo seguir usando Excel o Word para emitir mis facturas?
No, es completamente ilegal bajo la Ley Antifraude, ya que estos formatos permiten la alteración y eliminación de datos sin dejar rastro de auditoría, exponiendo al negocio a multas de hasta 50.000 €.
¿Qué pasa si me quedo sin conexión a Internet al emitir una factura en Zoho?
Zoho Books genera el registro informático de facturación localmente con su correspondiente firma y Hash encadenado. En el momento en que se restablezca la conexión, el sistema realiza el envío diferido a la AEAT manteniendo la total validez legal.
¿Qué diferencia hay entre el envío a VeriFactu y el envío al cliente?
Son dos procesos independientes en Zoho Books. El botón Push Invoice envía los datos fiscales en formato estructurado a la Agencia Tributaria para obtener el QR. Posteriormente, debes realizar el envío ordinario de la factura al cliente para cambiar su estado de «Borrador» a «Enviado».
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