Transformación digital en Recursos Humanos con Zoho People

👉 Desde la creación de LifeWatch ERIC en el año 2017 se adoptaron las funcionalidades básicas de Zoho, principalmente Mail y Workdrive. Sin embargo, desde hace unos 3 años estamos atravesando un importante período de implementación de nuevas herramientas como Zoho People, Sign, Projects o Desk. Actualmente, son muchas las herramientas que usamos, y continuamos avanzando en la introducción de nuevas funcionalidades (por ejemplo, recientemente se ha lanzado una primera versión de Zoho Expense para el control de gastos de viaje). 

👉 Hasta el año 2022 la entidad contaba con unos 15 empleados, sin embargo, a lo largo de ese mismo año se triplicó la plantilla sin una clara estructura jerárquica, dando lugar a una organización plana con directores y muchas personas a su cargo directo, sin existencia de mandos intermedios. La gestión de la información de los empleados se hacía en Zoho Sheet por parte de los servicios centrales, pero esta información no siempre estaba actualizada dado que no siempre se reportaba a tiempo y tampoco existía un histórico de datos. En definitiva, no contábamos con información fiable y actualizada, sino con una foto una foto de un momento puntual.  

En cuanto a la gestión del tiempo, fichaje e imputación de horas, se utilizaban hojas de cálculo específicas (plantillas) que cada usuario modificaba según su criterio y que debían de firmarse (a veces, incluso en papel) por parte de un responsable directo o de proyecto. Estos formularios debían consolidarse de cara a la justificación de proyectos europeos, lo que generaba a los gestores de éstos un arduo trabajo de “encaje” de horas a posteriori.  

Las ausencias, vacaciones, permisos o el teletrabajo se hacían a través de un formulario que requería autorización y firma del responsable (a veces en papel) lo cual generaba un exceso de burocracia y se carecía de datos consolidados, de cálculos automáticos y de visibilidad por parte de compañeros y managers. 

👉 Optamos por la solución de HR de Zoho porque ofrecía una integración total con el sistema que ya utilizábamos, facilitaba la gestión y garantizaba la seguridad de los datos, aspecto que priorizamos en LifeWatch ERIC. Además, es una herramienta altamente customizable que permite adaptar la mayoría de procesos a las necesidades concretas de la organización. Por último, consideramos que esta herramienta cuenta con servicios específicos para cada fase de la experiencia de empleado, permitiendo también la integración con otras herramientas del ecosistema Zoho (Projects, Forms) y manteniendo siempre la trazabilidad de la información volcada. 

👉 Hemos integrado Zoho People con Forms para la creación de diferentes formularios de la aplicación, y también con Zoho Expense para la gestión de viajes y gastos. Todo ello ha facilitado establecer los distintos flujos de aprobación, así como la disponibilidad y trazabilidad de la información para la justificación de gastos en todos nuestros proyectos en marcha. 

👉 Nuestro mayor logro ha sido que ahora, tanto mánagers como empleados tienen visibilidad de todos sus compañeros, y las autorizaciones necesarias son directas y prácticamente inmediatas. Todo queda registrado y centralizado.  

Una organización que provee de servicios de última generación ¡no podía estar gestionando a las personas con herramientas del siglo pasado! Desde que tenemos Zoho People, ¡nuestras impresoras están aburridas! 

Esta herramienta además ayuda a alinearnos con los principios y cultura de nuestra organización, en concreto con los de Mejora continua, Compromiso de las Personas y Capacidad de Organización (Procesos).