Grupo CTO es líder en formación de postgrado para profesionales del sector sanitario. Enfrentaba desafíos significativos en la gestión de su ciclo de ventas y la conversión de leads. La falta de automatización y un uso limitado de las capacidades del CRM dificultaban su gestión comercial y generaban pérdida de oportunidades clave.
Grupo CTO y la optimización de su gestión comercial Zoho CRM Plus
Sector: Educación y Formación Profesional
Ubicación: Madrid (Sede principal).
Tamaño de empresa: De 500 a 1000 empleados.
Solución implementada: Optimización e implementación de una solución integral para la automatización del ciclo de ventas, generación automática de leads, reglas de asignación inteligente y seguimiento eficiente de oportunidades.
Tecnología implementada: Zoho CRM Plus.
Objetivo: Optimizar el ciclo de ventas automatizando procesos y logrando una gestión comercial eficiente.
Retos de Negocio
1. Gestión comercial:
La gestión de leads y contactos se realizada de forma manual, lo que ocasionaba oportunidades perdidas y una conversión inferior a la deseada.
2. Automatización:
El ciclo de ventas carecía de automatizaciones que facilitaran el manejo de leads desde la entrada en formularios hasta el cierre de oportunidades
3. Asignación ineficiente:
La asignación de leads también se realizaba de forma manual,
desordenada y ralentizaba el proceso comercial.
4. Adopción del CRM:
Los comerciales no utilizaban de manera efectiva el CRM, lo que generaba una brecha entre la tecnología disponible y su impacto en las operaciones.
La Solución
BiMind diseñó e implementó una solución integral para optimizar el uso de Zoho CRM Plus, con un enfoque en la automatización del ciclo de ventas y la gestión eficiente de leads y oportunidades.
Acciones realizadas:
Estas son las acciones que se realizaron en la implementación.
1. Automatización del ciclo de ventas:
👉 Integración entre Zoho CRM y Zoho Forms: Los formularios de inscripción a cursos ahora generan automáticamente leads en el CRM, asegurando que ninguna solicitud se pierda.
👉 Reglas de automatización: Configuración para enviar contenido relevante de manera automática, agilizando la interacción inicial con leads.
2. Gestión eficiente de leads:
👉 Incorporación del módulo de leads, que antes no era utilizado, para una mejor gestión del ciclo de ventas.
👉 Automatización del seguimiento y priorización de leads para mejorar los tiempos de conversión.
3. Asignación inteligente de oportunidades:
👉 Configuración de reglas de asignación automática para distribuir los leads entre comerciales y basada en criterios predefinidos (sedes, cursos, etc.).
👉 Eliminación del caos en la asignación manual, mejorando la productividad del equipo.
4. Capacitación del equipo comercial:
Formación a los comerciales para garantizar un uso eficiente del CRM, mejorando su adopción y uso en el día a día.
Estrategia de implementación:
La implementación se realizó en fases para maximizar el impacto y minimizar la disrupción en las operaciones.
1. Optimización de procesos internos:
La configuración de módulos clave permitió reducir los tiempos de gestión administrativa y errores manuales, agilizando el trabajo de los supervisores y responsables de empleados.
2. Mejora en la transparencia:
Los empleados ahora tienen acceso directo para gestionar y revisar sus datos de asistencia y permisos, mejorando la comunicación y la eficiencia.
3. Equipo capacitado y preparado:
Gracias a las sesiones de formación dirigida tanto a empleados como a los administradores, Fenin logró una transición fluida al nuevo sistema.
Resultados obtenidos
01
Incremento en la conversión de leads:
La incorporación progresiva de herramientas ha permitido consolidar procesos y mejorar continuamente la eficiencia operativa.
02
Eficiencia en el ciclo de ventas:
La integración de formularios y automatizaciones ha eliminado tareas manuales, permitiendo un flujo más ágil desde la entrada del lead hasta el cierre.
03
Asignación optimizada:
Las reglas de asignación automática han reducido errores y tiempos muertos, acelerando la gestión de oportunidades.
04
Mayor adopción del CRM:
La formación y la simplificación de procesos han impulsado el uso del CRM por parte de los comerciales, mejorando la visibilidad y el control de todo el ciclo de ventas.
“Con BiMind y Zoho CRM Plus hemos transformado nuestra manera de
gestionar las oportunidades. Ahora somos más rápidos, eficientes y
tenemos una visión clara de nuestro ciclo de ventas.”
Próximos Pasos
Grupo CTO planea expandir la implementación del CRM a sus sedes internacionales, unificando la gestión comercial y mejorando la colaboración entre equipos en diferentes países.
